ทบทวน! การบันทึกบัญชี… เรื่องสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องทำ
ในการดำเนินธุรกิจ เรื่องของการบริหารจัดการงานบัญชี เป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก ตั้งแต่การวางแผนการปฏิบัติงาน การวางระบบการจัดการบัญชี การบันทึกรายรับรายจ่ายต่าง ๆ ซึ่งทั้งหมดนี้ หากสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมส่งผลดีต่อธุรกิจด้วย ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต ดังนี้
- ช่วยให้ผู้ประกอบการได้ทราบถึงผลการดำเนินงาน และสถานะทางการเงินที่แท้จริงของกิจการว่ามีรายรับรายจ่าย มีกำไร-ขาดทุนมากน้อยเพียงใด ต้องมีการแก้ไขปรับปรุงในส่วนใด เช่น หากพบว่ากิจการมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป ก็ต้องมีการปรับลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลง เป็นต้น
- เป็นข้อมูลที่ใช้ในการวางแผนการดำเนินธุรกิจ ทั้งการเงินการตลาด การตัดสินใจขยายการลงทุนในอนาคต นอกจากนี้ยังใช้ในการวิเคราะห์จุดอ่อน-จุดแข็งขององค์กร ในการกำหนดกลยุทธ์ต่าง ๆ เพื่อให้กิจการประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้อีกด้วย
4 ขั้นตอนการจัดการงานบัญชี
การวางแผนจัดการบัญชีที่ดี ควรเริ่มต้นจัดทำอย่างเป็นระบบตั้งแต่ขั้นตอนแรก เพื่อลดปัญหาตลอดจนข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น โดยขั้นตอนสำคัญในการบริหารจัดการบัญชีนั้น ได้แก่
1. การเปิดบัญชีธนาคาร
เมื่อเริ่มทำธุรกิจ ผู้ประกอบการควรเปิดบัญชีธนาคารสำหรับกิจการโดยเฉพาะ ไม่ควรนำไปรวมกับบัญชีส่วนตัว เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นในบัญชีของกิจการ และได้ตัวเลขที่ถูกต้อง ไม่เกิดความสับสน
2. การกำหนดวิธีการบันทึกบัญชี
การบันทึกบัญชีโดยทั่วไปนั้นประกอบไปด้วย 2 วิธี ได้แก่
- บันทึกบัญชีรายได้เมื่อได้รับเงินสด และบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงินออกไป เหมาะสำหรับกิจการขนาดเล็กที่มีการบริหารจัดการที่ไม่ซับซ้อน โดยวิธีการบันทึกบัญชีลักษณะนี้เรียกว่า เกณฑ์เงินสด
- บันทึกบัญชีรายได้เมื่อสินค้าถูกส่งมอบให้กับคู่ค้าและบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับสินค้าจากคู่ค้า โดยวิธีการบันทึกบัญชีลักษณะนี้เรียกว่า เกณฑ์คงค้าง
3. กระบวนการบันทึกบัญชี
เป็นการบันทึกรายรับ-รายจ่ายทั้งหมดของกิจการ ซึ่งผู้ประกอบการสามารถเลือกแนวทางการทำงานได้หลายวิธี ดังต่อไปนี้
- ผู้ประกอบการบันทึกบัญชีด้วยตนเอง เป็นวิธีการที่ผู้ประกอบกิจการต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย โดยต้องมีรายการ และข้อความตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด ดังนี้
- จัดทำเป็นภาษาไทย แต่หากจัดทำเป็นภาษาอื่นต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
- ต้องบันทึกรายการรับ-จ่ายภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่รับ-จ่ายเงิน
- รายการที่นำมาลงในรายงานเงินสดรับ-จ่าย ต้องมีเอกสารประกอบการลงรายงานอย่างถูกต้อง เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
- การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย จะต้องนำรายจ่ายที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจมาลงบันทึกรายงานเท่านั้น
- การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย หากกิจการไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถนำภาษีซื้อมารวมเป็นต้นทุนค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน
- หากเป็นกรณีที่ขายสินค้า/บริการ ซื้อสินค้า และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกในวันที่ได้รับชำระ หรือวันที่จ่ายค่าสินค้านั้นตามเกณฑ์เงินสด และอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
- บันทึกบัญชีด้วยโปรแกรมออนไลน์ ซึ่งจะช่วยความสะดวกในการจัดทำบัญชี ตอบโจทย์การประกอบธุรกิจในปัจจุบันที่มีการนำเทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
- จ้างสำนักงานบัญชีในการดูแลงานบัญชีทั้งหมด
- ผู้ทำบัญชีประจำบริษัท เมื่อกิจการมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง ควรมีการจ้างผู้ทำบัญชีประจำบริษัท เพื่อมาดำเนินงานตามระบบที่กำหนดเอาไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การจัดเก็บเอกสาร
กิจการควรมีการจัดระบบจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ต่าง ๆ เพื่อป้องกันการสูญหาย และเพื่อสะดวกในการค้นหามาใช้งาน ซึ่งในปัจจุบัน เราสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญในรูปแบบดิจิทัล โดยการสแกน หรือถ่ายรูปจากโทรศัพท์มือถือ แล้วจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ได้อย่างง่ายดาย
หากต้องการเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารจัดการงานบัญชีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ตอบโจทย์การทำงานในทุกมิติ ด้วยหลากหลายฟีเจอร์ ไม่ว่าจะเป็นการออกใบเสร็จ บันทึกรายได้ เช็กยอด ออกเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ตลอดจนบริหารการเงิน ด้วยระบบ Dashboard สนใจดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://peakaccount.com/
จากกระบวนการทั้งหมด ผู้ประกอบการต้องมีการดำเนินการให้ครบถ้วนในทุกขั้นตอน โดยเฉพาะในเรื่องของการบันทึกค่าใช้จ่ายที่มักเกิดข้อผิดพลาดกับหลาย ๆ กิจการ ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า และบริการ ค่าใช้จ่ายในการดูแลอาคาร ค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ซึ่งแนวทางเบื้องต้นที่จะช่วยลดปัญหาที่เกิดขึ้นนั้น ประกอบไปด้วย
- จัดทำรายงานบัญชีตามการกำหนดของกรมสรรพากรให้ครบถ้วน
- ตรวจสอบหลักฐานการบันทึกรายจ่ายให้ถูกต้อง ทั้งหลักฐานจากภายนอก และภายในกิจการ ต้องมีเอกสารเกี่ยวข้องที่ใช้ในการพิจารณาอนุมัติให้ครบถ้วน
- หากรายจ่ายต่าง ๆ กฎหมายกำหนดให้มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรจะดำเนินการให้เรียบร้อย ไม่ขาดตกบกพร่อง
สำหรับกิจการที่มีกำลังมองหาวัสดุ อุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เพื่อมาใช้เสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน https://www.ofm.co.th/ คือ ช่องทางที่ตอบโจทย์ทั้งในเรื่องสินค้า และบริการ และที่สำคัญ ต้องไม่ลืมเก็บหลักฐาน บันทึกทุกรายจ่ายอย่างถูกต้อง
บทความที่เกี่ยวข้อง
