Cash Flow เรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการควรรู้
ในการทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีเงินสดเพียงพอเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ SMEs หลายๆ แห่งเคยประสบปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน การทำความเข้าใจและวางแผนเรื่อง Cash Flow จะทำให้ผู้ประกอบการบริหารการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Cash Flow กับ 4 ปัญหาที่ต้องเร่งแก้ไข
ก่อนที่จะเริ่มต้นวางแผนบริหารจัดการ Cash Flow ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น อันดับแรก กิจการควรอุดรอยรั่วที่เกิดขึ้นจากปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อการบริหารจัดการเสียก่อน ซึ่งปัญหาเหล่านั้นประกอบไปด้วย
1. ปัญหาไม่สามารถเก็บเงินลูกหนี้ได้
หมายถึง การที่กิจการขายสินค้าไปแล้วแต่เก็บค่าสินค้าจากลูกค้าไม่ได้ ซึ่งหากไม่สามารถเก็บเงินลูกหนี้ได้เป็นจำนวนมากนั้นจะส่งผลให้ Cash Flow ของกิจการมีปัญหา และอาจเกิดภาวะการขาดสภาพคล่องในระยะยาวได้
2. ปัญหาสินค้าล้นสต็อก
หมายถึง สต็อกสินค้าค้างอยู่ในสต็อกเป็นจำนวนมาก ไม่สามารถจำหน่ายสินค้าออกไปได้อย่างที่ควรจะเป็น ทำให้มีต้นทุนการเก็บรักษาสูง รวมทั้งอาจก่อให้เกิดปัญหาสินค้าเสื่อมสภาพ สินค้าหมดอายุ ล้าสมัย ทำให้กิจการเสียโอกาสในการนำเงินที่จมอยู่กับสินค้าไปทำประโยชน์ในทางอื่น
3. ปัญหาทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้
กิจการที่มีรายจ่ายกับทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้เป็นจำนวนมาก เช่น การเสียค่าใช้จ่ายตกแต่งร้านใหม่ ก็อาจก่อให้เกิดปัญหาสภาพคล่องได้เช่นกัน
4. ปัญหาการนำเงินของกิจการไปใช้ส่วนตัว
หลายๆ กิจการ ผู้ประกอบการไม่ได้แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีกิจการออกจากกัน และมักนำเงินของกิจการไปใช้ส่วนตัวอยู่เสมอ ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ควรกระทำอย่างยิ่ง ในการบริหาร Cash Flow กิจการควรมีการแยกบัญชีบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัวอย่างชัดเจน เพื่อที่จะทราบรายรับรายจ่ายที่แท้จริง และวางแผนเรื่องการเงินได้อย่างถูกต้อง
Cash Flow คืออะไร?
Cash Flow หรือ กระแสเงินสด เป็นการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงของเงินไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสดของกิจการที่เกิดขึ้นในระหว่างงวด โดยประกอบด้วยกระแสเงินสดเข้าและกระแสเงินสดออกซึ่งเกิดจากกิจกรรมต่างๆ ของธุรกิจ ได้แก่ กิจกรรมการดำเนินงาน กิจกรรมการลงทุน และกิจกรรมการจัดหาเงิน
Cash Flow กับกิจกรรมเข้า-ออกทางการเงิน
ตามที่ได้กล่าวไปแล้วกิจกรรมที่ก่อให้เกิดการเข้า-ออกของ Cash Flow นั้นประกอบไปด้วยกิจกรรมการดำเนินงาน กิจกรรมการลงทุน และกิจกรรมการจัดหาเงิน ซึ่งกิจกรรมทั้ง 3 ประเภทนั้นมีความแตกต่างกัน ดังนี้
- กิจกรรมการดำเนินงาน เป็นกิจกรรมที่ก่อให้เกิดรายได้หลักของกิจการ ไม่ว่าจะเป็นการขาย หรือการให้บริการ
- กิจกรรมการลงทุน เป็นกิจกรรมเกี่ยวกับการได้มาและการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ระยะยาว และเงินลงทุนอื่นๆ
- กิจกรรมการจัดหาเงิน เป็นกิจกรรมที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของและการกู้ยืมหรือจ่ายคืนเงินกู้ยืมที่เป็นหนี้สินระยะยาว
Cash Flow กับแนวทางการบริหารจัดการการเงิน
เพื่อให้ธุรกิจเกิดสภาพคล่อง ลดปัญหาเงินทุนจม ผู้ประกอบการควรกำหนดแนวทางในการบริหาร Cash Flow ดังต่อไปนี้
1. การบริหารจัดการระบบการรับชำระเงิน
สำหรับกิจการที่มีการขายสินค้าหรือบริการ และรับชำระเงินเป็นเงินสดหรือเป็นการขายเชื่อ ควรมีการพัฒนาระบบการรับชำระเงินเพิ่มเติม ดังนี้
1.1 การเร่งเก็บเงินให้เร็วขึ้น
กรณีขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินสด กิจการที่ต้องการใช้เงินสดทันที หรือประสบปัญหาการขาดสภาพคล่องทางการเงิน ควรใช้วิธีกระตุ้นให้ลูกค้าจ่ายเงินเร็วขึ้น โดยการให้ส่วนลดเงินสดพิเศษ เพื่อให้ลูกค้าเห็นประโยชน์จากการชำระเงินเร็วกว่าปกติ เมื่อลูกค้าชำระเงินเร็วขึ้นก็จะส่งผลให้ธุรกิจมี Cash Flow ที่ดีขึ้นด้วย
1.2 การกำหนดนโยบายการให้เครดิตกับลูกค้า
สำหรับการขายสินค้าหรือบริการที่เป็นเงินเชื่อ ลูกค้าจะนำสินค้าไปใช้ก่อนหรือได้รับบริการก่อน แล้วค่อยชำระเงินในภายหลัง กิจการจึงต้องกำหนดนโยบายการให้เครดิตแก่ลูกค้าด้วยการกำหนดระยะเวลาการให้สินเชื่อทางการค้าหรือเครดิตเทอม โดยพิจารณาผลประกอบการ ฐานะการเงิน ประวัติการชำระเงิน รวมทั้งขนาดและประเภทกิจการของลูกค้า เพื่อป้องกันหนี้ค้างชำระที่ทำให้กิจการเก็บเงินไม่ได้หรือเก็บเงินได้ล่าช้า
1.3 การวิเคราะห์เครดิตลูกหนี้รายตัว
กิจการควรตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้าเพื่อเป็นการป้องกันความเสี่ยงจากการเกิดหนี้สูญในการขายสินค้าและบริการ กรณีลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล กิจการสามารถสืบค้นข้อมูลของนิติบุคคล ได้แก่ สถานะนิติบุคคล ที่ตั้ง ประวัติการเปลี่ยนแปลงทุนจดทะเบียน และข้อมูลงบการเงินจากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดา การวิเคราะห์เครดิตทำได้จากการตรวจสอบสำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน การตรวจสอบรายชื่อบุคคลล้มละลายจากกรมบังคับคดี รวมไปถึงการสอบถามเครดิตและประวัติการชำระหนี้จากคู่ค้าของลูกค้าเพิ่มเติมด้วย
1.4 การกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ค้างชำระ
กิจการควรกำหนดระเบียบปฏิบัติเพื่อเป็นแนวทางที่ชัดเจนสำหรับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการติดตามหนี้ค้างชำระจากลูกหนี้ เช่น กำหนดให้ พนักงานขายทวงถามเมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 1 เดือน การส่งจดหมายทวงถามจากฝ่ายบัญชีของกิจการเมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 3 เดือน การส่งจดหมายจากทนายความไปยังลูกหนี้เมื่อพ้นกำหนดการชำระหนี้ไปแล้ว 6 เดือน เป็นต้น
2. การบริหารจัดการระบบการจ่ายเงิน
ในการชำระค่าสินค้าและบริการของกิจการ ควรมีการบริหารจัดการระบบการจ่ายเงิน ดังนี้
2.1 การกำหนดนโยบายการชำระเงิน
กิจการกำหนดนโยบายในการวางบิลและชำระเงินให้แก่ผู้ขายสินค้าของกิจการ ได้แก่ การกำหนดวันรับวางบิลและจ่ายเช็ค ซึ่งการกำหนดวันที่รับวางบิล และจ่ายเช็คที่แน่นอน นอกจากทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานของพนักงานบัญชีและการเงินแล้ว ยังทำให้กิจการสามารถวางแผนในการบริหารเงินทุนหมุนเวียนได้เพียงพอต่อค่าใช้จ่ายอีกด้วย และทำให้ Cash Flow ของกิจการไม่เกิดปัญหาติดขัดตามมาภายหลัง
2.2 การจัดทำบัญชีเจ้าหนี้รายตัว
เป็นการสร้างระบบเจ้าหนี้เพื่อช่วยบริหารจัดการระบบจ่ายชำระหนี้ให้มีประสิทธิภาพ ในบางกิจการระบบจะเชื่อมต่อตั้งแต่การจัดซื้อสินค้าจนถึงการแสดงวันครบกำหนดชำระของเจ้าหนี้แต่ละรายเพื่อให้แผนกบัญชีจัดเตรียมเช็คเพื่อชำระเงิน รวมทั้งเก็บประวัติของเจ้าหนี้รายตัว ช่วยกิจการในการวางแผนการจัดซื้อและการชำระเงินได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ
2.3 การเจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้เพื่อขอเครดิตเทอมที่ยาวขึ้น
ถ้ากิจการซื้อสินค้ากับเจ้าหนี้รายใดอย่างสม่ำเสมอ กิจการควรเจรจาขอเงื่อนไขในการชำระเงินที่นานขึ้น เช่น เครดิตเทอมที่ตกลงซื้อสินค้ากันไว้เป็น 30 วัน กิจการก็ขอเพิ่มเป็น 45 วัน หรือกรณีที่กิจการมีเงินสดคงเหลือเพียงพอในการชำระค่าสินค้าก็อาจเจรจาขอส่วนลดเพิ่มขึ้น ก็จะเป็นการช่วยลดต้นทุนค่าสินค้าได้
3. การบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ
การบริหารสินค้าคงเหลือเป็นการวางแผนจัดการสินค้าที่ยังไม่ได้ขาย ดูแลจัดการการไหลเวียนของสินค้า ตั้งแต่กระบวนการผลิต จัดเก็บ จนถึงกระบวนการจัดจำหน่าย การบริหารจัดการสินค้าคงเหลือจะช่วยลดการเสียโอกาสจากเงินทุนจมในสินค้า และช่วยให้กิจการมีเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น โดยการบริหารจัดการสินค้าคงเหลือจะประกอบไปด้วยขั้นตอนที่สำคัญ ได้แก่
3.1 การวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ
ในการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบของกิจการ กิจการสามารถคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ประหยัดต้นทุนการสั่งซื้อและต้นทุนในการเก็บรักษาได้โดยการวิเคราะห์จุดสั่งซื้อหมายถึงจุดที่เตือนสำหรับการสั่งซื้อในรอบต่อไป การประเมินระยะเวลาที่ใช้ในการรอสินค้า หมายถึง เวลาทั้งหมดที่ใช้ในการสั่งซื้อ รอสินค้า จนได้สินค้า หรือเรียกว่าระยะเวลา Lead Time
3.2 การกำหนดปริมาณสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม
ปริมาณสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม หรือ Safety Stock เป็นการกำหนดจำนวนสินค้าสำรอง เพื่อให้มีสต็อกสินค้าเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยใช้วิธีบันทึกรายการสินค้าเข้าออก ทำให้ผู้ประกอบการทราบว่าสินค้าใดเป็นสินค้าทำกำไร จะได้ทำการสั่งซื้อหรือผลิตให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า หรือสินค้าใดมีการเสื่อมสภาพ สินค้าใดควรมีการลดราคา เป็นต้น
3.3 การเจรจาต่อรองในการขอส่วนลดเมื่อปริมาณสั่งซื้อวัตถุดิบเป็นจำนวนมาก
สำหรับผู้ประกอบการที่มีการซื้อวัตถุดิบอย่างสม่ำเสมอและทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอน สามารถเจรจากับผู้ขายทำสัญญาตกลงซื้อวัตถุดิบล็อตใหญ่เป็นขอส่วนลดพิเศษเพิ่มเติมได้
3.4 การตรวจนับสินค้าคงเหลือสม่ำเสมอ
กิจการควรมีการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างน้อยปีละครั้ง หรือมีการสุ่มตรวจสินค้าบางรายการทุกเดือน เพื่อให้ทราบว่าสินค้าคงเหลือที่บันทึกบัญชีตรงกับปริมาณสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงหรือไม่ นอกจากนี้ในการตรวจนับสินค้าคงเหลือยังทำให้ทราบสินค้าที่เป็น Dead Stock ซึ่งเป็นสินค้าหมดอายุ เสื่อมสภาพหรือสินค้าล้าสมัยได้
4. การจัดให้มีระบบการควบคุมภายใน
ระบบการควบคุมภายในเป็นการจัดการให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมายขององค์กร ช่วยลดการสูญหายของทรัพย์สิน ลดการทุจริต นอกจากนี้ยังส่งผลให้กิจการมี Cash Flow ที่ดีอีกด้วย
5.การจัดทำงบการเงินและรายงานทางการเงิน
การจัดทำงบการเงินและรายงานทางการเงิน ช่วยให้ผู้ประกอบการทราบข้อมูลทางการเงินและสามารถนำไปใช้วางแผนและบริหารจัดการ Cash Flow ได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
การบริหาร Cash Flow เป็นเรื่องสำคัญมากในธุรกิจ เนื่องจาก Cash Flow มีบทบาทสำคัญในการดำเนินกิจการและการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ทางการเงิน ดังนั้น การบริหาร Cash Flow จึงควรมีการวางแผนอย่างเป็นระบบ และมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ธุรกิจสามารถเผชิญกับทั้งความท้าทายและโอกาสในสภาพแวดล้อมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยกิจการจัดทำงบการเงิน ให้ข้อมูลทางการเงินแบบ Real Time มีข้อมูลวิเคราะห์ในรูป Dashboard ช่วยผู้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจเพื่อให้เกิดสภาพคล่องในการดำเนินกิจการ
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine
บทความที่เกี่ยวข้อง
