4 ประโยชน์ระบบจองห้องประชุมที่องค์กรควรมี
ในการทำงานของชาวออฟฟิศ ส่วนหนึ่งคือการนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะ แต่อีกส่วนหรืออาจจะเป็นส่วนใหญ่ กลับเป็นการใช้เวลาอยู่ในห้องประชุมหลายชั่วโมงต่อวัน ในขณะที่สถานที่ทำงานมีห้องประชุมจำกัด แต่ทุกคนในองค์กรต่างต้องการใช้งานพร้อมกัน ดังนั้นการเลือกใช้ระบบจองห้องประชุม จึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับทุกองค์กร มาทำความรู้จักกับระบบที่จะช่วยให้การจัดสรรเวลาใช้ห้องประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นกันเลย
ระบบจองห้องประชุม (Meeting Room) คืออะไร
ระบบจองห้องประชุมหรือ Meeting room booking system เป็นระบบกลางที่ใช้ในการจองห้องประชุมหรือห้องสัมมนาขนาดใหญ่ เพื่อช่วยจัดการตารางเวลาในการใช้ห้องประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด และผู้ใช้งานไม่เสียเวลาในการรอ หรือเกิดการใช้ห้องประชุมทับซ้อนกันมากกว่า 1 กลุ่ม โดยปกติระบบจองห้องประชุมจะมีซอฟต์แวร์ที่สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ในการทำงานของพนักงานได้ และสามารถกดจองผ่านระบบออนไลน์ รวมถึงมีจอขนาดเล็กหน้าห้องประชุม เพื่อแสดงข้อมูลต่าง ๆ ในการใช้ห้องประชุมนั้น ๆ
ปัญหาการจัดการห้องประชุม
ก่อนที่จะมีเทคโนโลยีในการจัดการห้องประชุม การจองห้องประชุม หรือสถานที่ทำงานรูปแบบต่าง ๆ ค่อนข้างยุ่งยาก และเสียเวลา รวมถึงไม่สะดวกสบาย โดยปัญหาที่พบเจอ ดังนี้
- ความผิดพลาดในการจัดตารางเวลาของพนักงานที่ดูแลงานส่วนนี้
- ทำให้จัดสรรเวลาการใช้ห้องประชุมยุ่งยาก และเกิดปัญหาห้องประชุมไม่เพียงพอต่อการใช้งาน
- การยกเลิกการจองห้องประชุม ทำได้ยาก ต้องเดินไปแจ้งพนักงาน หรือโทรศัพท์ไปแจ้ง ทำให้หลายครั้งผู้จองเลือกที่จะไม่ยกเลิกห้องประชุม ส่งผลให้สูญเสียห้องไปโดยเปล่าประโยชน์
ประโยชน์ของการใช้ระบบจองห้องประชุม
1. สามารถเช็กสถานะของการใช้ห้องประชุมได้
เนื่องจากระบบจองห้องประชุมจะมีการแสดงสถานะของการใช้ห้องประชุมต่าง ๆ เอาไว้ ทำให้พนักงานสามารถเช็กสถานะของการใช้ห้องได้ทันที ไม่เพียงแค่เช็กตารางในวันดังกล่าว แต่สามารถเช็กล่วงหน้าได้อีกด้วย ช่วยเลี่ยงการจองห้องประชุมแบบซ้ำซ้อนกัน รวมไปถึงสร้างระบบที่เป็นธรรมด้วยการจองก่อนได้ใช้งานก่อน ลดความกังวลเรื่องของลำดับขั้นในตำแหน่งงาน ที่อาจมีผลต่อการเข้าถึงการใช้ทรัพยากรในองค์กรได้
2. ทำให้การใช้สถานที่ทำงานเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากระบบการจองห้องประชุมจะช่วยให้เห็นช่วงเวลาที่ห้องประชุมนั้น ๆ ว่างแล้ว ในกรณีที่มีการจอง และยกเลิก หรือมีการเปลี่ยนเวลาการใช้งานห้องประชุม พนักงานทุกคนก็สามารถทราบได้ ส่งผลให้สามารถจัดตารางเวลาของตัวเองให้ตรงกับเวลาว่างของห้อง นอกจากนี้ระบบจองห้องประชุมบางตัว ยังมีฟีเจอร์ยกเลิกการจอง หากผู้จองไม่มายืนยันตัวตนในเวลาที่กำหนด ทำให้พนักงานคนอื่น ๆ สามารถจองใช้งานต่อได้ ช่วยให้การใช้งานสถานที่เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
3. ทำให้การวางแผนใช้งานห้องประชุมสะดวกยิ่งขึ้น
ถือเป็นวัตถุประสงค์หลักของระบบจองห้องประชุมเลยก็ว่าได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมามุ่งเน้นให้ผู้ใช้งานสะดวก สบายในการจองห้องประชุม โดยเปลี่ยนจากการจองแบบเดิม ๆ เช่น จองผ่านพนักงานต้อนรับ จองโดยการเขียนลงสมุด ฯลฯ มาเป็นการจองผ่านตารางในคอมพิวเตอร์ และการยิงนัดประชุมผ่าน Google Calendar หรือ Microsoft Outlook แทนได้ ทำให้สามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือยกเลิกการจองได้ตลอดทุกที่ทุกเวลา
4. ช่วยประหยัดต้นทุนองค์กร
ในหลาย ๆ องค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดเล็ก มีการเช่าพื้นที่ห้องประชุมไว้ใช้งานแยกออกไป ซึ่งมีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ด้วย ดังนั้นการนำระบบการจองห้องประชุมมาใช้งาน จึงช่วยจัดสรรเวลาการใช้สถานที่ได้ดียิ่งขึ้น จึงเป็นการบริหารค่าใช้จ่ายขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนได้อีกด้วย
ฟีเจอร์ของระบบจองห้องประชุมที่น่าสนใจ
ฟีเจอร์จองห้องประชุมผ่าน Calendar Software
เป็นฟีเจอร์หลักของระบบจองห้องประชุม ที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับ Calendar Software ที่องค์กรใช้งาน เช่น Microsoft Outlook, Google Workspace, Zoho Calendar ฯลฯ ทำให้สามารถใช้งานระบบได้ผ่านซอฟต์แวร์เหล่านี้บนอุปกรณ์การทำงาน ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน
ฟีเจอร์ในการส่งแจ้งเตือน
ระบบจองห้องประชุมส่วนใหญ่มักจะมีฟีเจอร์ในการเชื่อมต่อเข้ากับแพลตฟอร์มที่องค์กรใช้ในการติดต่อสื่อสารภายใน เช่น Slack, Microsoft, Skype ฯลฯ ทำให้ใช้งานง่ายขึ้น ทั้งการจอง การเลื่อนประชุม การยกเลิกการจอง และเมื่อใกล้เวลาประชุม จะมีข้อความแจ้งเตือนให้เตรียมประชุม ทำให้พนักงานจัดตารางเวลาได้ดียิ่งขึ้น
แสดงข้อมูลการจองห้องประชุมผ่านจอหน้าห้อง
ระบบจองห้องประชุมมักมาพร้อมฮาร์ดแวร์ หรืออุปกรณ์ในการแสดงตารางการประชุมของห้องนั้น ๆ โดยแบ่งเป็นวัน เวลา ในรูปแบบปฏิทิน ช่วยให้ง่ายต่อการเข้าใจ และจัดการตารางประชุม โดยหากช่วงเวลาใดขึ้นสีแดง แสดงว่าห้องถูกจองแล้วในระบบ และสีเขียว แสดงว่าห้องประชุมยังว่างอยู่ ทั้งนี้บนหน้าจออาจมีการระบุชื่อผู้จอง ทำให้พนักงานคนอื่น ๆ สามารถทราบหรือสอบถามเพิ่มเติมในกรณีที่ต้องการขอความร่วมมือเลื่อนประชุมออกไปเพื่อเหตุผลบางประการ หรือสลับห้องประชุมในเวลาเดียวกัน เนื่องจากความจุของห้องไม่เพียงพอ
ฟีเจอร์ป้องกันข้อมูลสำคัญ
อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่สำคัญสำหรับหลาย ๆ องค์กร คือ การตั้งค่าความปลอดภัยของข้อมูล เนื่องจากการประชุมหลาย ๆ วงประชุม ค่อนข้างสำคัญ และไม่สามารถแจ้งหัวข้อประชุมให้ผู้ไม่เกี่ยวข้องทราบได้ ทำให้ระบบจองห้องประชุมมาพร้อมการตั้งค่าที่สามารถเลือกได้ว่า จะให้ข้อมูลอะไรแสดงบนหน้าจอที่ติดตั้งบริเวณหน้าห้องประชุม
ทั้งหมดนี้ก็เป็นข้อดี และฟีเจอร์ที่น่าสนใจสำหรับระบบจองห้องประชุม ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยีในรูปแบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการใช้งานสถานที่ และการจัดสรรเวลาทำงานของพนักงานในองค์ ใครสนใจอุปกรณ์ห้องประชุมหรือระบบจองห้องประชุม สามารถเข้าไปเลือกได้เว็บไซต์ OfficeMate มีอุปกรณ์และระบบต่าง ๆ พร้อมรองรับการทำงานในองค์กร
บทความที่เกี่ยวข้อง
