5 ลักษณะห้องประชุมที่ดี เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรได้

แน่นอนว่าการทำงานเป็นทีมจะต้องมีการระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิด และไอเดียกันอยู่เสมอ ห้องประชุมจึงเป็นสถานที่สำคัญของทุกออฟฟิศ เรียกได้ว่าเป็นที่บ่อเกิดของโปรเจคใหม่ ๆ และไอเดียดี ๆ บางออฟฟิศห้องประชุมเป็นที่ปิดดีล และสร้างรายได้ให้กับองค์กร เราจึงควรให้ความสำคัญกับการจัดแต่งและบรรยากาศในห้องประชุม เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ซึ่งบล็อกนี้ OfficeMate มี 5 ลักษณะห้องประชุมที่ดีมาแนะนำ

5 ลักษณะห้องประชุมที่ดีเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

1. แสงสว่างเพียงพอ

ห้องประชุมนั้นก็มีหลากหลายรูปแบบ เช่น ห้องประชุมใหญ่ ห้องประชุมโรงแรม ห้องสัมมนา ฯลฯ ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับขนาดและกิจกรรมรวมไปถึงจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุม แต่ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุมแบบไหน สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงก็คือเรื่องของความสว่าง ไม่ควรจัดไฟห้องประชุมให้สลัวหรือมือเกินไปเพราะอาจจะทำให้ผู้เข้าประชุมรู้สึกไม่สบายตา เกิดอาการง่วง จนทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพได้ ขณะเดียวกันก็ไม่ควรมีแสงสว่างที่จ้าจนเกินไปเพราะอาจจะทำให้แสบตาได้ ทางที่ดีควรสร้างห้องประชุมให้รับแสงจากธรรมชาติ หรือไม่เปิดไฟจัดแสงให้สว่างเพียงพอเพื่อบรรยากาศที่ดี

2. จัดโต๊ะให้เหมาะสม

ลักษณะของห้องประชุมที่ดีจะต้องจัดตำแหน่งของโต๊ะเก้าอี้ให้เหมาะสมกับลักษณะของเรื่องที่ประชุม ถ้าเป็นการประชุมที่เน้นการระดมไอเดียและแชร์ความคิดเห็นกันอาจจะจัดโต๊ะประชุมเป็นวงกลมที่ทุกคนหันหน้าเข้าหากันก็จะทำให้พูดคุยกันได้สะดวก ถ้าเป็นการประชุมในรูปแบบการชี้แจง อบรม หรือสัมมนาอาจจะจัดเป็นแถวแบบเธียเตอร์หันหน้าไปทางวิทยากร หรือถ้าเป็นการประชุมที่ต้องใช้กระดาษหรือต้องฉายโปรเจคเตอร์อาจจะต้องจัดโต๊ะแบบตัวยู เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมองเห็นหน้าจอได้ชัดเจน 

3. อุปกรณ์อำนวยความสะดวกครบ

ลักษณะของห้องประชุมที่ดีควรมีอุปกรณ์ต่าง ๆ ภายในห้องประชุมครบพร้อม ไม่พัง ไม่เสีย สามารถใช้งานได้ปกติ ซึ่งอุปกรณ์ที่จำเป็นก็จะมีจอทีวีหรือจอโปรเจคเตอร์สำหรับการนำเสนอ คอมพิวเตอร์ กระดานไวท์บอร์ด พ้อยเตอร์ กระดาษชาร์ท กระดานอิเล็กทรอนิกส์ ไมโครโฟน กระดาษโน้ต หรือโพสต์อิท ฯลฯ เพราะอุปกรณ์เหล่านี้จำเป็นต่อการระดมสมองระดมไอเดีย และช่วยจัดระเบียบรายละเอียดการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมมองเห็นภาพรวมในประเด็นที่กำลังประชุมอย่างเป็นรูปธรรม ชัดเจน และตรงไปตรงมา

4. โล่งกว้าง เสียงไม่ก้อง

ห้องประชุมที่ดีจะต้องมีขนาดที่กว้างและโล่ง ไม่มีอุปกรณ์หรือสิ่งของที่มากมายเกินความจำเป็น เพราะจะทำให้ดูรกและอึดอัด ห้องประชุมที่ดีจะต้องโล่งและระบายอากาศได้ดี สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้เพียงพอ ไม่อึดอัดจนต้องเบียดกัน ควรมีพื้นที่สำหรับเปลี่ยนอิริยาบถ ลุกนั่ง เดินเหินได้อย่างสะดวก นอกจากนั้นระบบเสียงในห้องต้องไม่ก้องจนเกินไป เพราะอาจจะทำให้รู้สึกไม่สบายหู และเสียบรรยากาศการประชุม เสียงในห้องประชุมควรจะได้ยินชัดเจนทั่วถึงทุกมุมห้อง ที่สำคัญห้องประชุมควรจะเก็บเสียง เพื่อไม่ให้เสียงในห้องประชุมเวลาคุยเรื่องสำคัญเล็ดลอดออกไปนอกห้อง ขณะเดียวกันก็ช่วยลดเสียงรบกวนจากภายนอกไม่ให้ดังแทรกเข้ามาภายในห้องประชุม

5. ประตูเข้าออกควรอยู่ด้านหลัง

ประตูเข้าออกของห้องประชุมที่ดีควรจะอยู่มุมด้านหลังสุดของห้องประชุม เพราะเวลาที่มีคนเดินเข้าออกระหว่างการประชุม จะได้ไม่เป็นจุดสนใจและไปรบกวนการประชุมหรือขัดทำให้เสียสมาธิในการประชุม นอกจากนั้นเมื่อออกจากประตูไปแล้วควรจะมีห้องน้ำอยู่ใกล้ ๆ กับห้องประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใช้อย่างสะดวก จะได้ไม่ต้องเสียเวลานาน ๆ ในการหาห้องน้ำและทำธุระส่วนตัว ทำให้การประชุมดำเนินต่อเนื่องแบบไม่ต้องขาดตอน ไม่เพียงเท่านั้นบริเวณประตูหน้าของห้องประชุมถ้าจัดในรูปแบบการประชุมใหญ่ที่ใช้ระยะเวลาประชุมนานเป็นวัน ๆ ควรจะมีขนมหรืออาหารว่าง ชา กาแฟ ผลไม้ ไว้รองรับในช่วงพักเบรกหรือบริการตลอดเวลาให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รองท้องได้โดยสะดวก หรืออาจจะจัดการประชุมแบบ Cocktail เป็นกึ่ง ๆ งานสังสรรค์ที่ประชุมไป คุยงานไป พร้อม ๆ กับการรับประทานอาหารไปด้วย

ห้องประชุมเป็นหนึ่งความสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร การมีห้องประชุมที่ฟังก์ชันครบพร้อมก็จะช่วยเอื้อให้บรรยากาศการประชุมมีประสิทธิภาพ อ่านมาถึงตรงนี้แล้วเชื่อว่าคงพอเห็นภาพแล้วว่าห้องประชุมที่ดีนั้นควรจะเป็นอย่างไร ลองนำไปปรับประยุกต์ใช้กับองค์กรของคุณดู เพื่อสร้างสรรค์ห้องประชุมที่ effective ขึ้นกว่าเดิม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ไอเดียแมทช์ ‘เก้าอี้’ ให้เหมาะกับมุมต่างๆ ในออฟฟิศ
• 4 ประโยชน์ระบบจองห้องประชุมที่องค์กรควรมี
• จัดห้องประชุมแบบมือโปรฯ ต้องมีไอเทมอะไรบ้าง

อ้างอิง: dcbsdcon, winnakeeland และbangkokmeetingroom