8 คีย์ลัด Excel รู้ไว้ ทำงานง่ายขึ้นเยอะ!

Microsoft Excel สุดยอดเครื่องมือสำหรับงานวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) การรายงานและนำเสนอ (Reporting and Presentation) โปรแกรม Excel เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่หลายคนคุ้นชินจาก Microsoft 365 ด้วยรูปแบบสเปรดชีตที่รองรับการกรอกข้อมูลจำนวนมาก แล้วสามารถนำไปใช้คำนวณ วิเคราะห์ ค้นหา ผ่านการใช้ฟังก์ชันและสูตร Excel ต่าง ๆ รวมถึงฟังก์ชันคีย์ลัดที่จะช่วยให้สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บทความนี้ OfficeMate เลยนำเอาคีย์ลัด Excel เด็ด ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานง่ายและรวดเร็วยิ่งกว่าเดิม

Table of Contents

ตารางสรุป 8 คีย์ลัด Excel ด่วน

OFM สรุป 8 คีย์ลัด Excel ยอดฮิตที่ช่วยตัดความยุ่งยากและเซฟเวลาทำงานของคุณให้เร็วขึ้นเท่าตัว

ลำดับ	ฟังก์ชันการทำงานใน Excel	คีย์ลัด (Windows)	คีย์ลัด (Mac)
1	คัดลอกฟอร์แมต / รูปแบบเซลล์	`Ctrl` + `Shift` + `C`	`Cmd` + `Shift` + `C`
2	วางฟอร์แมต / รูปแบบเซลล์	`Ctrl` + `Shift` + `V`	`Cmd` + `Shift` + `V`
3	เปิดหน้าต่าง Format Cells	`Ctrl` + `1`	`Cmd` + `1`
4	ใส่ วันที่ปัจจุบัน (Current Date)	`Ctrl` + `;`	`Ctrl` + `;`
5	ใส่ เวลาปัจจุบัน (Current Time)	`Ctrl` + `Shift` + `;`	`Cmd` + `;`
6	แทรกแถว หรือ แทรกคอลัมน์ด่วน	`Ctrl` + `Shift` + `+`	`Ctrl` + `Shift` + `+`
7	ซ่อนแถว (Hide Rows)	`Ctrl` + `9`	`Ctrl` + `9`
8	ซ่อนคอลัมน์ (Hide Columns)	`Ctrl` + `0`	`Ctrl` + `0`
9	ใช้สูตร SUM หาผลรวมอัตโนมัติ	`Alt` + `=`	`Cmd` + `Shift` + `T`
10	เปิด-ปิด ฟิลเตอร์ (Filter Data)	`Ctrl` + `Shift` + `L`	`Cmd` + `Shift` + `L`

รวมวิธีใช้คีย์ลัด Excel

1. วิธีใช้คีย์ลัด SUM Excel เพื่อหาผลรวมข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ฟังก์ชันยอดนิยมอย่าง SUM (การหาผลรวม) สามารถเรียกใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์สูตร =SUM() ด้วยการใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ด ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการทำรีพอร์ตบัญชีและวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมาก

คีย์ลัดสำหรับ Windows: กดปุ่ม Alt + =
คีย์ลัดสำหรับ Mac: กดปุ่ม Command + Shift + T

ขั้นตอนการใช้งานด่วน:

คลิกเลือกช่องเซลล์ (Cell) สุดท้ายที่อยู่ต่อจากชุดตัวเลขที่ต้องการหาผลรวม
กดคีย์ลัด Alt + = (สำหรับ Windows)
ระบบจะแทรกสูตร =SUM() และเลือกช่วงข้อมูลให้อัตโนมัติ จากนั้นให้กด Enter เพื่อดูผลลัพธ์ (แนะนำให้ฝังไฟล์ GIF สั้น ๆ แสดงการกดปุ่มแล้วสูตรขึ้นทันทีตรงจุดนี้)

2. คีย์ลัดซ่อนแถวและซ่อนคอลัมน์ Excel (Hide Rows & Columns)

แทนที่จะต้องคลิกขวาที่หัวแถวแล้วเลือกคำสั่ง Hide คุณสามารถซ่อนแถวหรือคอลัมน์ที่ไม่ต้องการแสดงผลได้ในพริบตาเดียว และยังสามารถสั่งยกเลิกการซ่อน (Unhide) ได้ด้วยคีย์ลัดเช่นกัน

วิธีซ่อนแถว (Hide Rows):

คีย์ลัด: กดปุ่ม Ctrl + 9 (ใช้ได้ทั้ง Windows และ Mac)
วิธียกเลิกการซ่อนแถว (Unhide): กดปุ่ม Ctrl + Shift + 9

วิธีซ่อนคอลัมน์ (Hide Columns):

คีย์ลัด: กดปุ่ม Ctrl + 0 (ใช้ได้ทั้ง Windows และ Mac)
วิธียกเลิกการซ่อนคอลัมน์ (Unhide): กดปุ่ม Ctrl + Shift + 0

3. คีย์ลัด Excel ใส่ข้อมูลวันที่และเวลาปัจจุบัน (Insert Current Date & Time)

ไม่ต้องเสียเวลาเหลือบมองปฏิทินหรือนาฬิกา และไม่ต้องคอยพิมพ์เองให้เสี่ยงต่อการจัดฟอร์แมตผิดพลาด เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานลงบันทึกประจำวันหรือรีพอร์ตคลังสินค้า

ใส่วันที่ปัจจุบัน: กดปุ่ม Ctrl + ; (ใช้เหมือนกันทั้ง Windows และ Mac)
ใส่เวลาปัจจุบัน: กดปุ่ม Ctrl + Shift + ; (Mac: Cmd + ;)

(หมายเหตุ: หากต้องการให้วันที่อัปเดตอัตโนมัติตามวันเวลาจริงทุกครั้งที่เปิดไฟล์ แนะนำให้เลือกใช้ [สูตร Excel ยอดนิยม] อย่าง =TODAY() หรือ =NOW() แทน)

4. คีย์ลัดแทรกแถวและเพิ่มคอลัมน์ด่วน (Insert Rows & Columns)

การพิมพ์งานข้อมูลจำนวนมากมักจะต้องมีการเพิ่มพื้นที่แทรกกลางตารางอยู่เสมอ แทนที่จะต้องคลิกขวาที่แถวแล้วกด Insert ให้ใช้คีย์ลัดนี้ได้เลย:

คีย์ลัดสำหรับ Windows / Mac: กดปุ่ม Ctrl + Shift + + (ปุ่มเครื่องหมายบวก)

ขั้นตอนการใช้งาน: ให้คลิกเลือกแถว (Row) หรือคอลัมน์ (Column) ทั้งแถวในจุดที่ต้องการแทรกก่อน จากนั้นกดปุ่มคีย์ลัดพร้อมกัน แถวใหม่ก็จะถูกเพิ่มขึ้นมาทันที

5. คีย์ลัดซ่อนแถวและซ่อนคอลัมน์ Excel (Hide Rows & Columns)

เมื่อต้องการซ่อนข้อมูลบางส่วนชั่วคราวก่อนส่งรายงาน หรือซ่อนแถวคำนวณที่ไม่ได้ใช้ เพื่อลดความซับซ้อนของหน้าจอ สามารถสั่งซ่อนและยกเลิกซ่อน (Unhide) ได้อย่างรวดเร็ว

วิธีซ่อนแถว (Hide Rows): กดปุ่ม Ctrl + 9
- วิธียกเลิกซ่อนแถว: กดปุ่ม Ctrl + Shift + 9
วิธีซ่อนคอลัมน์ (Hide Columns): กดปุ่ม Ctrl + 0
- วิธียกเลิกซ่อนคอลัมน์: กดปุ่ม Ctrl + Shift + 0

6. วิธีใช้คีย์ลัด SUM Excel เพื่อหาผลรวมข้อมูลใน 1 วินาที

ฟังก์ชันพื้นฐานที่ใช้บ่อยที่สุดอย่าง SUM (การหาผลรวม) คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์คำว่า =SUM(...) อีกต่อไป เพียงแค่ใช้สูตรลัดนี้ ระบบจะคำนวณช่วงข้อมูลให้อัตโนมัติ

คีย์ลัดสำหรับ Windows: กดปุ่ม Alt + =
คีย์ลัดสำหรับ Mac: กดปุ่ม Cmd + Shift + T

วิธีใช้งานด่วน: คลิกเลือกที่ช่องเซลล์ว่างถัดจากแถวข้อมูล หรืออยู่ใต้คอลัมน์ตัวเลขที่ต้องการรวมเงิน/รวมคะแนน จากนั้นกดคีย์ลัด ระบบจะขึ้นสูตรคลุมตัวเลขทั้งหมดให้ทันที ให้กดปุ่ม Enter เพื่อยืนยันผลลัพธ์

7. คีย์ลัดเปิด-ปิด ฟิลเตอร์ (Toggle AutoFilter)

แม้ว่าปุ่มตัวกรองข้อมูล (Filter) บนแถบเมนูจะมีไอคอนที่สังเกตเห็นง่าย แต่ถ้าคุณใช้คีย์ลัด จะช่วยให้คุณคัดกรองข้อมูลสเปรดชีตขนาดใหญ่ได้ไหลลื่นยิ่งขึ้น

คีย์ลัดสำหรับ Windows: กดปุ่ม Ctrl + Shift + L
คีย์ลัดสำหรับ Mac: กดปุ่ม Cmd + Shift + L

วิธีใช้งานด่วน: คลิกเลือกพื้นที่ใดก็ได้ภายในตารางข้อมูลของคุณ จากนั้นกดคีย์ลัดเพื่อเปิดใช้งาน (จะมีลูกศรตัวกรองเด้งขึ้นมาที่หัวตาราง) และหากต้องการยกเลิกฟิลเตอร์ทั้งหมด ก็เพียงแค่กดคีย์ลัดเดิมซ้ำอีกครั้ง

8. คีย์ลัดจัดการโน้ตและคอมเมนต์ในเซลล์ (Insert Note & Comment)

ฟีเจอร์สำคัญสำหรับทีมที่ทำงานร่วมกันบน Excel เพื่อใช้อธิบายสูตร ให้คำแนะนำ หรือระบุจุดที่ต้องแก้ไขในเซลล์นั้น ๆ โดยไม่ทำให้ข้อมูลในตารางรก

คีย์ลัดเพิ่มโน้ต (Note): กดปุ่ม Shift + F2
คีย์ลัดเพิ่มคอมเมนต์ (Comment): กดปุ่ม Ctrl + Shift + F2

วิธีลบโน้ต/คอมเมนต์ด่วน: คลิกที่เซลล์ที่มีโน้ต จากนั้นกดปุ่ม Shift + F10 แล้วเลือกกดตัวปุ่มคำสั่ง Delete Note หรือ Delete Comment ได้ทันที

คีย์ลัด Excel ไว ได้งานเป๊ะ ด้วยอุปกรณ์ไอทีจาก OFM

คีย์ลัด Excel ที่เราหยิบมาแนะนำในบทความนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดเวลาการทำงานของคุณได้อย่างเห็นผลชัดเจน เพื่อการพิมพ์งานที่ไหลลื่นยิ่งขึ้น การเลือกใช้งาน คีย์บอร์ดคุณภาพสูง หรือ [เมาส์ไร้สายเพื่อสุขภาพ ก็มีส่วนสำคัญในการช่วยลดความเมื่อยล้าจากการทำงานหน้าคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานได้เช่นกันครับ

สำหรับองค์กรหรือใครที่กำลังมองหาซอฟต์แวร์ของแท้ รวมถึงอุปกรณ์สำนักงานแบบครบวงจร สามารถเข้ามาเลือกช้อปสินค้าได้ที่ OFM เรามีโปรโมชันดี ๆ พร้อมบริการจัดส่งฟรีถึงหน้าบ้านคุณแน่นอน!

บทความที่เกี่ยวข้อง