8 คีย์ลัด Excel รู้ไว้ ทำงานง่ายขึ้นเยอะ!
Microsoft Excel สุดยอดเครื่องมือสำหรับงานวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) การรายงานและนำเสนอ (Reporting and Presentation) โปรแกรม Excel เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่หลายคนคุ้นชินจาก Microsoft 365 ด้วยรูปแบบสเปรดชีตที่รองรับการกรอกข้อมูลจำนวนมาก แล้วสามารถนำไปใช้คำนวณ วิเคราะห์ ค้นหา ผ่านการใช้ฟังก์ชันและสูตร Excel ต่าง ๆ รวมถึงฟังก์ชันคีย์ลัดที่จะช่วยให้สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บทความนี้ OfficeMate เลยนำเอาคีย์ลัด Excel เด็ด ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานง่ายและรวดเร็วยิ่งกว่าเดิม
คัดลอกรูปแบบของเซลล์อย่างง่ายดาย
การคัดลอกรูปแบบเซลล์ ในเวลาที่ค่าของช่องนั้นมีการตั้งฟอร์แมตตัวเลข (เปอร์เซ็นต์ ทศนิยม) วันที่ หรือรูปแบบที่ต้องการไว้แล้ว สามารถทำการคัดลอกรูปแบบของเซลล์ที่เลือกไว้ได้โดยใช้ปุ่มคีย์ลัด Ctrl + Shift + C และ Ctrl + Shift + V เพื่อคัดลอกและวางรูปแบบต่าง ๆ ในเซลล์อื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
เปิดหน้าต่างฟอร์แมต
เรียกใช้หน้าต่างสำหรับเปลี่ยนฟอร์แมตตัวเลขเป็นตัวเลขทางบัญชี หรือ เปอร์เซ็นต์ ต้องการปรับรูปแบบวันเวลา ด้วยการกด Ctrl + 1 หรือใช้คีย์ลัดเปลี่ยนฟอร์แมตอย่างรวดเร็ว เช่น Ctrl + Shift + 1 or ! (ฟอร์แมตตัวเลขแบบมีทศนิยม) Ctrl + Shift + 5 or % (แปลงค่าตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์)
คีย์ลัด Excel แสดงวันที่ปัจจุบัน
ไม่ต้องเสียเวลาเหลือบมองปฏิทิน ด้วยคีย์ลัด Ctrl + ; สำหรับลงวันที่ปัจจุบันในเซลล์ หรือ Ctrl + Shift + ; สำหรับการลงเวลาปัจจุบัน เหมาะสำหรับการทำงานหรือรีพอร์ตที่ต้องลงวันเวลาปัจจุบัน นอกจากนั้นยังมีสูตร Excel สำหรับแสดงวันและเวลาปัจจุบันอย่าง =TODAY() และ NOW() อีกด้วย
เพิ่มแถวและคอลัมน์
คีย์ลัดในการเพิ่มแถวหรือคอลัมน์อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลา ผ่านการกดปุ่ม Ctrl + Shift + + (สัญลักษณ์บวกบนคีย์บอร์ด)
ซ่อนแถวและคอลัมน์
การจะซ่อนแถวหรือคอลัมน์ปกติต้องไปคลิกขวาที่หัวของแถวหรือคอลัมน์นั้น ๆ เพื่อทำการกดเลือก hide แต่สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว โดยไปคลิกที่เซลล์หรือคอลัมน์ที่ต้องการ จากนั้นใช้คีย์ลัด Ctrl + 9 สำหรับการซ่อนแถว และ Ctrl + 0 สำหรับการซ่อนคอลัมน์ วิธีนี้สามารถซ่อนคอลัมน์และแถวทั้งกลุ่มได้ตามที่ต้องการ ส่วนวิธียกเลิกการซ่อน ทำได้โดยการใช้คีย์ลัด Ctrl + Shift + 9 สำหรับเลิกซ่อนแถว และ Ctrl + Shift + 0 เพื่อยกเลิกการซ่อนคอลัมน์
SUM หาผลรวมอย่างรวดเร็ว
สูตร Excel สำหรับใช้หาผลรวมอย่างฟังก์ชัน SUM เป็นการบวกหาจำนวนรวมของตัวเลขทั้งหมดในช่วงข้อมูลของเซลล์นั้น ๆ สามารถใช้ปุ่มคีย์ลัด Excel โดยเริ่มจากคลิกไปที่ช่องสุดท้ายของช่วงข้อมูลที่ต้องการจะหาผลรวม จากนั้นกด Alt + = เพื่อเพิ่มฟังก์ชัน SUM ให้แทรกเข้าไปได้โดยอัตโนมัติ
เปิดฟิลเตอร์
แม้ว่าฟิลเตอร์จะเป็นไอค่อนตัวใหญ่มองเห็นง่าย แต่ก็มีคีย์ลัดสำหรับการเปิดปิดอยู่เช่นกันโดยการลากกลุ่มคอลัมน์ที่ต้องการจะฟิลเตอร์จากนั้นกด Ctrl + Shift + L เพื่อทำการเปิดฟิลเตอร์และสามารถกดอีกครั้งเพื่อปิดฟิลเตอร์
จัดการเกี่ยวกับโน้ต/คอมเมนต์ในเซลล์
ฟีเจอร์ที่หลายคนอาจจะไม่ค่อยคุ้นชิน แต่การเพิ่มโน้ตหรือคอมเม้นต์ในเซลล์ เป็นตัวช่วยสำหรับใช้อธิบายความหมาย ให้ข้อแนะนำ หรือสิ่งที่ต้องปรับปรุงแก้ไขในเซลล์นั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี ซึ่งการเพิ่มคอมเม้นต์ลงในเซลล์สามารถทำได้โดยใช้คีย์ลัด Shift + F2 เพื่อโน้ต หรือ Ctrl + Shift + F2 เพื่อเพิ่มคอมเมนต์ โดยทำการลบได้ด้วยปุ่ม Shift + F10 แล้วเลือก Delete Note / Delete Comment
คีย์ลัด Excel ที่หยิบมาแนะนำยังนับว่าเป็นแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น เพราะซอฟต์แวร์ของ Microsoft ตัวนี้ยังมีลูกเล่นอีกมากมายทั้งการใช้สูตรและคีย์ลัด ที่หลายคนอาจจะยังไม่เคยรู้มาก่อน ซึ่งคงต้องบอกว่าคีย์ลัดเหล่านี้สามารถช่วยให้ทำงานได้ง่ายและรวดเร็วขึ้นมากอย่างเห็นผลได้ชัดจริง ๆ
บทความที่เกี่ยวข้อง
