5 เทคนิคทำงานไวขึ้น ด้วยการจัด Folder

คนวัยทำงานส่วนใหญ่คงเคยพบเจอกับปัญหาการทำงานที่ล่าช้า ไม่เสร็จสิ้นตาม Deadline ที่กำหนด ทั้งที่นั่งทำงานหน้าคอมฯ ทั้งวัน แต่ก็ยังทำงานไม่เสร็จตามเป้าสักที เหตุผลอาจเป็นแค่จุดเล็ก ๆ อย่าง Folder มากมายที่อยู่ในคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊ก ลองมาฝึกจัดระเบียบโฟลเดอร์เพื่อให้ใช้งานง่าย ค้นหาอะไรก็เจอ ด้วย 5 เทคนิคดี ๆ ในบทความนี้กัน

โฟลเดอร์คืออะไร (Folder) สำคัญกับพนักงานออฟฟิศอย่างไร?

ก่อนอื่น เรามาทำความรู้จักกับ โฟลเดอร์ (Folder) หรือก็คือ แหล่งที่ใช้เก็บไฟล์หรือข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างไม่จำกัด ดังนั้น สำหรับพนักงานออฟฟิศที่ใช้คอมพิวเตอร์ การสร้างโฟลเดอร์เก็บไฟล์ต่าง ๆ ก็เหมือนกับการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบระเบียบ ทำให้ค้นหาสะดวกและรวดเร็ว สร้างประสิทธิภาพให้กับการทำงานมากยิ่งขึ้น

จัดการโฟลเดอร์อย่างมือโปรฯ ทำได้ไม่ยาก!

แยกโฟลเดอร์งาน และโฟลเดอร์ส่วนตัวออกจากกัน

หลาย ๆ คนที่ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น PC หรือโน้ตบุ๊ก ล้วนแต่มีพื้นที่สำหรับเก็บไฟล์ส่วนตัว การแยกเก็บไฟล์งาน และไฟล์ส่วนตัวคนละโฟลเดอร์จะช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว ต้องการเข้าไปดูส่วนไหน ก็ตรงไปที่ Folder นั้นได้เลย ทั้งยังช่วยป้องกันความผิดพลาด ไม่ให้เผลอเปิดไฟล์ขณะที่นำเสนองานในที่ประชุมต่อหน้าเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย หรือลูกค้าได้อีกด้วย

จัดหมวดหมู่โฟลเดอร์ตามประเภทงาน

การจัดหมวดหมู่ Folder ตามประเภทงานทำได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น

• งานเกี่ยวข้องกับอะไร เช่น งานนำเสนอ (Presentation), สรุปการประชุม (Meeting memo), รายงานงบประมาณ (Budget report), งานประจำวัน (Routine task) ฯลฯ
• จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละ folder : เร่งด่วนและสำคัญ / สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน / เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ / ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
• แบ่ง folder ตาม status ของงาน : เสร็จสิ้น (Done) / อยู่ระหว่างดำเนินการ (In process) / หยุดชั่วคราว (Hold) / ยกเลิก (Cancelled)

การแบ่งโฟลเดอร์ตามประเภทงานนั้น นอกจากจะทำให้ค้นหา และเปิดงานขึ้นมาดูได้อย่างรวดเร็ว ยังช่วยในการตัดสินใจว่าควรเลือกหยิบงานไหนมาทำก่อน-หลัง อีกทั้งยังเป็นการสรุปผลงานที่ผ่านมา ต่อยอดไปจนถึงการประเมินงานที่จะเข้ามาในอนาคตได้อย่างมีหลักการ

ตั้งชื่อ Folder เป็นภาษาอังกฤษ

แนะนำให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์เป็นภาษาอังกฤษ เพราะหากมีการส่งไฟล์หรือนำเข้าไฟล์ไปเปิดในโปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่รองรับภาษาไทยได้ 100% ดังจะเห็นได้จากชื่อไฟล์ที่เป็นอักขระพิเศษ หรือที่หลายคนเรียกติดปากกันว่า “ภาษาต่างดาว” ที่มักพบเจอเมื่อเปิดไฟล์ภาษาไทย จนต้องเสียเวลาตั้งชื่อ folder ใหม่ หรือนำเข้าโปรแกรมแปลงโค้ดเพิ่มให้ยุ่งยาก

เรียงลำดับโฟลเดอร์จากวันที่

การตั้งชื่อโดยมีวันที่กำกับจะทำให้สะดวกต่อการจัดเรียงเอกสาร เช่น โฟลเดอร์เก็บเอกสาร Quotation ที่ดำเนินการวันที่ 20 เมษายน 2023 ตั้งชื่อได้ว่า 20230420_Quotation การเรียงชื่อแบบ ปี-เดือน-วัน ตามตัวอย่าง จะทำให้สามารถ Sorting หรือการเรียงลำดับโฟลเดอร์จากวันที่มากไปน้อยหรือน้อยไปมากได้ง่าย ค้นหาได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

หมั่นเคลียร์ข้อมูลเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ

ทั้ง Desktop และ Download ต่างก็เป็น folder ที่มักถูกใช้ในการบันทึกข้อมูลลงอุปกรณ์ หลายคนเลือกพักไฟล์ต่าง ๆ ไว้ที่นี่ รู้ตัวอีกที ทั้ง 2 โฟลเดอร์ก็เต็มไปด้วยเอกสารมากมายปะปนกันจนยากต่อการกวาดสายตาค้นหา ลองจัดสรรเวลาอาทิตย์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง คัดเลือกและเคลียร์ไฟล์ในโฟลเดอร์ แล้วอย่าลืมไปลบในถังขยะ (Trash/Bin) เพื่อคืนพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อไปในอนาคต

และทั้งหมดคือ 5 เทคนิคในการจัด Folder เพื่อการทำงานที่เร็วขึ้น เพราะการจัดโฟลเดอร์ ก็เหมือนกับการจัดบ้าน หากถูกจัดอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย มองไปทางไหนก็ดูโล่ง สบายตา ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายดายและรวดเร็ว ไม่ก่อให้เกิดอารมณ์หงุดหงิดหรือเสียเวลา ย่อมจะส่งผลให้การดำเนินงานต่าง ๆ ราบรื่น และสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีอย่างแน่นอน

บทความที่เกี่ยวข้อง

• 5 เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของชาวออฟฟิศ
• เหตุผลที่จอมอนิเตอร์เสริม ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานได้!
• How to เลือกคีย์บอร์ดให้ตรงกับการใช้งานมากที่สุด

อ้างอิง: creativetalklive, Online Secret