ใบสั่งซื้อ (PO) คืออะไร? พร้อมตัวอย่าง และวิธีออกเอกสาร

เคยเจอไหมครับ สั่งของไปแล้วของที่ได้ไม่ตรงสเปกที่คุยกันไว้ หรือตกลงราคากับซัพพลายเออร์ทางโทรศัพท์ พอถึงเวลาจ่ายเงินจริงกลับเถียงกันว่าราคานี้ตกลงกันไว้หรือเปล่า แย่กว่านั้นคือฝ่ายบัญชีต้องวิ่งไปถามทีละแผนกว่า “ใบนี้ใครสั่ง ใครอนุมัติ” เพราะไม่มีหลักฐานอะไรให้อ้างอิงเลย

ปัญหาพวกนี้ส่วนใหญ่แก้ได้ง่ายๆ ด้วยเอกสารตัวเดียวคือ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) หรือที่คุ้นหูกันว่า ใบ PO ซึ่งทำหน้าที่ล็อกราคา ล็อกสเปกสินค้า และล็อกเงื่อนไขส่งมอบเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ทั้งฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี และซัพพลายเออร์ดูข้อมูลชุดเดียวกันตลอดกระบวนการ

Table of Contents

Key Takeaways

PO คือสัญญาผูกพันทางกฎหมาย: เป็นเอกสารออกโดยผู้ซื้อเพื่อยืนยันการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ ช่วยล็อกราคา สเปกสินค้า และเงื่อนไขการส่งมอบทันทีที่ผู้ขายตอบรับ
ควบคุมงบและป้องกันข้อผิดพลาด: ช่วยฝ่ายจัดซื้อควบคุมงบประมาณ สร้างระบบอนุมัติที่ตรวจสอบได้ และใช้เป็นหลักฐานให้ฝ่ายบัญชีทำ Three-Way Matching (ตรวจกับใบส่งของและใบแจ้งหนี้)
6 องค์ประกอบสำคัญที่ต้องมี: เลขที่/วันที่ออกเอกสาร, ข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขาย, รายการสินค้าและราคา, เงื่อนไขชำระเงิน, กำหนด/สถานที่จัดส่ง และลายเซ็นผู้มีอำนาจ
แตกต่างจาก PR และ Invoice: ใบ PR เป็นเอกสารขอซื้อ “ภายใน” บริษัท, PO เป็นใบสั่งซื้อส่งให้ “ผู้ขาย”, ส่วน Invoice คือใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายส่งมา “เรียกเก็บเงิน”
การจัดเก็บเอกสาร: ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี (และอาจยาวนานถึง 12 ปีหากมีกรณีตรวจสอบ)

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คืออะไร และสำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ?

PO ย่อมาจาก Purchase Order แปลตรงตัวได้ว่า “คำสั่งซื้อ” คือเอกสารทางธุรกิจที่ผู้ซื้อ (Buyer) ออกให้ผู้ขาย (Supplier หรือ Vendor) เพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่แค่คุยปากเปล่าแล้วจบ

ถ้าจะอธิบายให้เห็นภาพง่ายๆ ใบ PO คือ สัญญาสั้นๆ ฉบับหนึ่งที่บอกชัดเจนว่า “จะซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ราคาเท่าไร และต้องการเมื่อไร” พอผู้ขายตอบรับปุ๊บ เอกสาร PO ฉบับนั้นก็มีผลผูกพันทั้งสองฝ่ายทันที ไม่ต้องรอเซ็นสัญญาฉบับยาวให้เสียเวลา

แล้วทำไมธุรกิจต้องเปิด PO ทุกครั้งก่อนสั่งของ? เหตุผลหลักๆ ดังนี้

ป้องกันข้อพิพาทเรื่องราคาและสเปก เพราะทุกอย่างถูกเขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่แรก ไม่มีใครมาอ้างทีหลังว่าตกลงราคากันไว้อีกแบบ
คุมงบประมาณได้แม่นยำขึ้น ฝ่ายจัดซื้อจะรู้ทันทีว่ายอดสั่งซื้อสะสมไปเท่าไรแล้ว เทียบกับงบที่ตั้งไว้
ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีได้จริง รายการสั่งซื้อ ในตัว PO เอาไว้ตรวจกับใบส่งของและใบแจ้งหนี้ (ที่ฝ่ายบัญชีเรียกกันว่า Three-Way Matching) ก่อนจะตัดจ่ายเงินออกไป
สร้างระบบอนุมัติที่ตรวจย้อนกลับได้ อยากรู้เมื่อไรก็รู้ได้ว่าใครขอซื้อ ใครอนุมัติ อนุมัติวันไหน

อ่านรายละเอียดและตัวอย่างใบสั่งซื้อเพิ่มเติมได้ที่ บทความจาก PEAK

องค์ประกอบสำคัญและรายละเอียดใบสั่งซื้อสินค้า (พร้อมตัวอย่างฟอร์มจริง)

ใบสั่งซื้อสินค้า ที่ถูกต้องตามหลักบัญชีนั้น ต้องมีองค์ประกอบอยู่ 6 อย่างด้วยกัน

เลขที่เอกสารและวันที่ออก PO เอาไว้อ้างอิงและติดตามสถานะภายหลัง
ข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขาย ทั้งชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รวมถึงผู้ติดต่อ
รายการสั่งซื้อ ระบุชื่อสินค้าหรือบริการ รหัสสินค้า จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวม
เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น เครดิต 30 วัน ชำระเมื่อรับสินค้า (COD) หรือมัดจำล่วงหน้าก่อนส่งมอบ
วันส่งมอบและสถานที่จัดส่ง ระบุให้ชัดว่าคาดว่าจะได้ของวันไหน ส่งไปที่ไหน
ลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ ตรงนี้แหละที่ทำให้เอกสารมีผลผูกพันทางกฎหมายจริงจัง

ตัวอย่างฟอร์มใบสั่งซื้อ (PO)

รายการ	รายละเอียด
เลขที่ PO	PO-2026-0088
วันที่ออกเอกสาร	25/08/2026
ผู้ซื้อ	บริษัท เอบีซี จำกัด
ผู้ขาย	บริษัท เฟอร์นิเจอร์ออฟฟิศ จำกัด
เงื่อนไขชำระเงิน	เครดิต 30 วัน
กำหนดส่งมอบ	05/09/2026

ลองดูตัวอย่างการคำนวณราคาสินค้าจริงๆ กันบ้าง สมมติบริษัทสั่งซื้อโต๊ะทำงานกับเก้าอี้สำนักงานชุดใหม่เข้าออฟฟิศ

รายการสินค้า	จำนวน	ราคาต่อหน่วย (บาท)	ราคารวม (บาท)
โต๊ะทำงาน รุ่น A	5 ตัว	3,500	17,500
เก้าอี้สำนักงาน รุ่น B	5 ตัว	1,800	9,000
รวมก่อนภาษี			26,500
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%)			1,855
ยอดรวมสุทธิ			28,355

สังเกตว่ายอด VAT 7% จะแยกออกมาให้เห็นชัด เพราะฝ่ายบัญชีต้องใช้ตัวเลขนี้ตรงกับใบกำกับภาษีที่จะได้รับตอนสินค้ามาส่ง

5 ขั้นตอนการเปิด PO และการออกใบสั่งซื้ออย่างถูกต้อง

พอเข้าใจโครงสร้างของ PO แล้ว มาดูกันว่าจริงๆ แล้วการเปิด PO ที่ถูกต้องต้องทำตามลำดับยังไงบ้าง

ตรวจสอบใบขอซื้อ (PR) ก่อน แผนกที่ต้องการสินค้าจะเป็นคนออกใบขอซื้อ ระบุความจำเป็นและงบประมาณที่ใช้
เปรียบเทียบราคาและคัดเลือกซัพพลายเออร์ ขอใบเสนอราคาจากอย่างน้อย 2-3 เจ้า จะได้เห็นราคาและเงื่อนไขที่แตกต่างกัน
จัดทำใบสั่งซื้อ (PO) กรอกรายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันส่งมอบให้ครบ อย่าให้ตกหล่น
ขออนุมัติตามอำนาจอนุมัติวงเงิน ผู้มีอำนาจลงนามตามระเบียบบริษัทต้องเซ็นก่อนส่งให้ผู้ขาย
ส่ง PO ให้ผู้ขายและติดตามการส่งมอบ เมื่อผู้ขายตอบรับแล้ว เก็บ PO ไว้ให้ดี จะได้ใช้ตรวจกับใบส่งของและใบแจ้งหนี้ตอนของมาถึง

ตารางเปรียบเทียบ ใบสั่งซื้อ (PO) ต่างจาก ใบขอซื้อ (PR) และ ใบแจ้งหนี้ อย่างไร?

หลายคนสับสนระหว่าง ใบ PR (Purchase Requisition) กับ ใบสั่งซื้อ PO และใบแจ้งหนี้ (Invoice) อยู่บ่อยๆ เพราะทั้งสามอย่างเกี่ยวข้องกันในกระบวนการเดียวกัน แต่จริงๆ แล้วแต่ละใบทำหน้าที่คนละแบบ

รายการ	ใบขอซื้อ (PR)	ใบสั่งซื้อ (PO)	ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ผู้ออกเอกสาร	แผนก/พนักงานภายในบริษัท	ฝ่ายจัดซื้อ (หลังอนุมัติ)	ผู้ขาย/ซัพพลายเออร์
จุดประสงค์	ขออนุมัติจัดซื้อภายใน	ยืนยันคำสั่งซื้อกับผู้ขาย	เรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อ
ผลผูกพันทางกฎหมาย	ไม่มี (เป็นเอกสารภายใน)	มี เมื่อผู้ขายตอบรับ	มี เมื่อส่งมอบสินค้าแล้ว
ช่วงเวลาที่เกิดขึ้น	ก่อนสั่งซื้อ	ระหว่างสั่งซื้อ	หลังส่งมอบสินค้า

ข้อผิดพลาดยอดฮิตในการออกใบสั่งซื้อ (PO) ที่ทุกบริษัทต้องระวัง

หลายกิจการมักประสบปัญหากับเอกสารหลังการสั่งซื้อ ซึ่งส่วนใหญ่มีสาเหตุมาจากข้อมูลที่ไม่ชัดเจนหรือขาดความรอบคอบ โดยข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุด มีดังนี้

ตกหล่นเงื่อนไขการจัดส่ง: ระบุเพียงชื่อสินค้าและราคา แต่ละเลยการกำหนดวันที่และสถานที่ส่งมอบที่แน่ชัด
ตัวเลขราคาคลาดเคลื่อน: ข้อมูลไม่ตรงกับใบเสนอราคา (เช่น ซัพพลายเออร์เสนอ 100 บาท แต่พิมพ์ผิดเป็น 90 บาท) จนกลายเป็นข้อพิพาททางบัญชี
ลืมใส่เลขที่เอกสาร (PO Number): ทำให้ยากต่อการค้นหาย้อนหลัง และเกิดปัญหาจับคู่เอกสารกับใบแจ้งหนี้ไม่ถูก
ข้ามขั้นตอนการอนุมัติ: พนักงานเปิด PO เองโดยไม่ผ่านการเห็นชอบจากหัวหน้างาน ส่งผลให้งบประมาณบานปลาย
ออกใบสั่งซื้อซ้ำซ้อน: ขาดการตรวจสอบสต็อก จนสั่งของเกินความจำเป็น เกิดปัญหาสินค้าล้นคลังและเงินจม

FAQ รวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ

รวมคำถามยอดฮิตและข้อสงสัยเกี่ยวกับการจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ไว้ในที่เดียว เพื่อให้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

1. ใบ PO มีผลทางกฎหมายหรือไม่?

มีผลผูกพันเป็นสัญญาซื้อขายตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ทันทีที่ผู้ขายตอบรับ หากฝ่ายใดฝ่าฝืนสามารถใช้เป็นหลักฐานฟ้องร้องเรียกร้องค่าเสียหายได้ สำหรับธุรกรรมมูลค่าสูงหรือซับซ้อนควรปรึกษากฎหมายเพิ่มเติม

2. ต้องจัดเก็บใบ PO ไว้นานกี่ปี?

ตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี และอาจต้องเก็บเพิ่มถึง 12 ปี หากกรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีคำสั่งเนื่องจากอยู่ระหว่างการตรวจสอบหรือมีคดีความ

3. แก้ไขหรือยกเลิก PO หลังผู้ขายตอบรับแล้วได้ไหม?

ทำได้แต่ต้องได้รับความยินยอมจากอีกฝ่ายก่อน การแก้ไขให้ทำเป็น PO ฉบับแก้ไข (Revised PO) อ้างอิงเลขเดิม หากยกเลิกต้องทำหนังสือแจ้งเป็นทางการพร้อมแนบเก็บไว้คู่กับ PO เดิมเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

วางระบบใบสั่งซื้อ (PO) ครบวงจรเริ่มต้นง่ายๆ กับ OFM x PEAK

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มวางระบบเอกสาร หรือองค์กรที่อยากเลิกใช้ แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ Word แบบเดิมๆ OFM ก็พร้อมช่วยตั้งแต่ต้นทาง ไม่ว่าจะเป็นแฟ้มและซองเอกสารสำหรับจัดเก็บ PO แต่ละฉบับ กระดาษและหมึกพิมพ์สำหรับออกเอกสาร ไปจนถึงตรายางเลขที่เอกสารที่ช่วยให้อ้างอิงย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

ส่วนปลายทางที่ทำให้ ใบ PO ทุกฉบับเชื่อมกับระบบบัญชีแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ไม่ต้องไล่หาไฟล์เก่า ก็มีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK เข้ามาช่วยปิดจบตรงนั้น

ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท