จัดห้องประชุมแบบมือโปรฯ ต้องมีไอเทมอะไรบ้าง
ห้องประชุม เป็นพื้นที่สำหรับการระดมความคิด แบ่งปันไอเดียใหม่ ๆ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นสำหรับงานหรือโปรเจ็กต์ต่าง ๆ ในหลายครั้ง ผู้ที่เข้ามาใช้งานห้องประชุมมาจากหลากหลายทีม หลากหลายตำแหน่ง รวมถึงยังมีการประชุมกับลูกค้า หรือบุคคลภายนอกองค์กร ดังนั้น การจัดห้องประชุมให้ดูน่าใช้งาน จึงควรประกอบด้วยเครื่องมือ และอุปกรณ์ในการอำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมอย่างครบครัน ในบทความนี้ OfficeMate ได้รวบรวมไอเทมที่ควรมีติดห้องประชุม เพื่อให้ง่ายต่อการนำเสนอ และดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
โปรเจคเตอร์ เป็นอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับห้องประชุมยุคใหม่อย่างแท้จริง เพราะแทบทุกการประชุม มักมีการนำเสนองานหลายรูปแบบ ทั้งรูปภาพ วิดีโอ ภาพเคลื่อนไหวต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเสนอผ่าน Slide หรือ PowerPoint โดยผู้นำเสนอสามารถเชื่อมต่อข้อมูลที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ หรือโน้ตบุ๊ค เข้ากับเครื่องโปรเจคเตอร์ และส่งต่อไปยังจอโปรเจคเตอร์ การพรีเซนต์ งานขึ้นจอใหญ่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเห็นภาพและข้อมูลได้อย่างชัดเจน
ยิ่งไปกว่านั้น การมีอุปกรณ์เสริมอย่างพอยเตอร์ จะช่วยให้การนำเสนองานสมบูรณ์แบบมากขึ้น เพราะพอยเตอร์ที่มีแสงเลเซอร์ ทำหน้าที่ชี้ไปยังจุดต่าง ๆ ที่กำลังนำเสนอบนจอโปรเจคเตอร์ เมื่อผู้เข้าร่วมโฟกัสกับข้อมูลในตำแหน่งเดียวกัน ส่งผลให้สื่อสารง่ายขึ้น ทุกคนสามารถเข้าใจและเห็นภาพที่ต้องการนำเสนอได้อย่างแม่นยำ
ทีวี และขาตั้งทีวี
เครื่องมือประเภทหนึ่งที่องค์กรส่วนใหญ่นิยมใช้ในห้องประชุม เพราะนอกจากทีวีจะถูกนำมาใช้เชื่อมต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์เพื่อนำเสนองานเช่นเดียวกับจอโปรเจคเตอร์ บริษัทฯ มากมายยังเลือกใช้สมาร์ททีวี หรือทีวีดิจิตอลที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ สำหรับการสืบค้นข้อมูลขึ้นจอแบบเรียลไทม์ร่วมกับการนำเสนองาน และยังสามารถเชื่อมต่อกับผู้คนที่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุม หรือ Online Meeting ได้อย่างไร้ขีดจำกัด
หากมีการใช้ทีวี ขาตั้งทีวีคงเป็นไอเทมจำเป็นที่ต้องใช้คู่กัน เพราะขาตั้งทีวีที่มีคุณภาพ จะช่วยยึดจับทีวีไว้อย่างแน่นหนา ตั้งวางติดผนังได้อย่างมั่นคง (เมื่อติดตั้งโดยผู้เชี่ยวชาญหรือช่างผู้ชำนาญ) ไม่ต้องกังวลว่าทีวีจะร่วงหล่น เกิดความเสียหาย ทั้งยังช่วยปรับเปลี่ยนองศา เพื่อให้เข้ากับมุมมองสายตาของผู้ประชุมในห้องให้มองเห็นได้อย่างสะดวก
ตอบโจทย์คนทำงานยุคใหม่แบบ Smart Lifestyle กระดานอิเล็กทรอนิกส์ จึงตอบโจทย์ได้มากที่สุด ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่พัฒนามาจากโปรเจคเตอร์ และทีวี ถูกคิดค้นมาเพื่อการพรีเซนต์งานเหมือนโปรเจคเตอร์ เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้เห็นภาพที่ชัดเจนด้วยหน้าจอที่มีความคมชัดสูงแบบทีวี
ความพิเศษอีกประการของกระดานอิเล็กทรอนิกส์ นั่นคือ ผู้ใช้สามารถขีดเขียนทับลงไปบนกระดาน ด้วยปากกาสำหรับกระดานอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ เพื่อการแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม เปรียบเหมือนกับการใช้ไอแพดหรือแท็บเล็ตขนาดใหญ่ในการนำเสนองาน นอกจากนั้นยังสามารถทำการบันทึกไฟล์ข้อมูลและแชร์ไปยังคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมคนอื่น ๆ รวมทั้งสามารถพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
กระดานไวท์บอร์ด เป็นสิ่งพื้นฐานที่จำเป็นต้องมีในพื้นที่การประชุม แม้ว่าจะไม่มีเครื่องมือในการนำเสนอแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างโปรเจ็กเตอร์ หรือกระดานอิเล็กทรอนิกส์ ไวท์บอร์ดก็สามารถทำหน้าที่เป็นอุปกรณ์นำเสนอทดแทนได้ โดยใช้ร่วมกับปากกาไวท์บอร์ด ยิ่งมีหลากสี ยิ่งเพิ่มความสร้างสรรค์ และแปรงลบกระดานที่จะขาดไม่ได้เมื่อต้องการเคลียร์พื้นที่สำหรับไอเดียใหม่ ๆ ทั้งผู้นำเสนอ และผู้เข้าประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการแบ่งปันความคิด ด้วยการขีดเขียนไอเดียลงไปบนกระดานได้อย่างสะดวก ไม่ต้องเชื่อมต่อกับปลั๊กไฟหรืออุปกรณ์ต่อพ่วงต่าง ๆ ให้วุ่นวาย อีกทั้งยังสามารถแปะกระดาษโน้ตลงไปเพิ่ม เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละไอเดียจะถูกรวบรวมมาอย่างครบถ้วน และง่ายต่อการพิจารณามากที่สุด
ไอเทมสุดท้ายที่จะทำให้การประชุมราบรื่นยิ่งขึ้น “กระดาษโน๊ต” ผู้ช่วยสำคัญ สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการเสนอไอเดีย หรือแสดงความคิดเห็นในหัวข้อการประชุมนั้น ๆ ด้วยการแปะลงบนกระดานหรือพื้นที่ระดมความคิด กระดาษโน้ต เป็นไอเทมสำหรับการจดบันทึกที่ช่วยเตือนความจำได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะเมื่อเลือกกระดาษโน้ตที่มีสีสันสดใส นอกจากจะสร้างความโดดเด่น สะดุดตา มองเห็นได้ชัดเจน
หลากหลายงานวิจัยยังได้ค้นพบว่า สีมีส่วนในการกระตุ้นความจำ เมื่อทำการจดไอเดีย หรือช้อตโน้ต (Short Note) ที่ได้จากการพูดคุยกันระหว่างประชุม ตลอดไปจนถึงจดบันทึกงานต่าง ๆ ที่ได้รับการมอบหมายในที่ประชุม เหมือนกับเป็นการช่วยเตือนความจำถึงข้อความสำคัญเหล่านั้นให้ยังคงอยู่ แม้ออกจากการประชุมไปแล้วก็ตาม
ทั้งหมดเป็นไอเทมที่จะช่วยเปลี่ยนโฉมให้ “ห้องประชุม” ที่เปรียบเหมือนพื้นที่ที่เป็นหน้าเป็นตาให้กับองค์กร เพราะการมีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ตอบโจทย์การทำงานในรูปแบบใหม่ นำเสนอและแลกเปลี่ยนความคิดกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ย่อมจะช่วยทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งภายในและภายนอก ประทับใจในภาพลักษณ์ขององค์กรที่ดูเป็นมืออาชีพ ทั้งยังช่วยให้การประชุมในแต่ละครั้งดำเนินไปอย่างราบรื่น เพื่อผลลัพธ์ของการทำงานที่ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ
บทความที่เกี่ยวข้อง
