การทำธุรกิจในปัจจุบันจำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญหลายชนิด และเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งก็คือ “ใบเสนอราคา” เพราะเป็นเอกสารที่อาจกำหนดความสำเร็จของการปิดการขายได้ บทความนี้จะเจาะลึกทุกแง่มุมของใบเสนอราคาอย่างครบถ้วน ไปดูกันเลย!
ใบเสนอราคา คือเอกสารอะไร?
ใบเสนอราคา หรือ ใบ quotation คือ เอกสารทางธุรกิจที่ฝ่ายผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่จะนำเสนอให้ลูกค้า พร้อมระบุราคาและเงื่อนไขต่างๆ อย่างชัดเจน
เอกสารประเภทนี้มักออกหลังจากการพูดคุยเบื้องต้นกับลูกค้าเสร็จสิ้นแล้ว
และถือเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น โดยใบเสนอราคาที่ดีจะต้องมีข้อมูลครบถ้วน ทั้งรายละเอียดสินค้า ราคา จำนวน วิธีการชำระเงิน และหมายเหตุสำคัญต่างๆ
ทำไมใบเสนอราคาถึงสำคัญกับธุรกิจ?
สงสัยไหมว่าทำไมธุรกิจถึงพลาดโอกาสสำคัญ? คำตอบอยู่ที่ ‘ใบเสนอราคา’! มาดูกันว่าเอกสารนี้มีความสำคัญกับธุรกิจอย่างไร?
1. เป็นเครื่องมือเปรียบเทียบของลูกค้า
ในกระบวนการจัดซื้อ โดยเฉพาะสินค้าที่มีมูลค่าสูง ลูกค้ามักจะขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายรายเพื่อนำมาเปรียบเทียบกัน การมีใบเสนอราคา quotation ที่ชัดเจนและครบถ้วนจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย
2. ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง
ใบเสนอราคาทำหน้าที่เป็นเอกสารอ้างอิงสำคัญที่บันทึกข้อมูลผลิตภัณฑ์ ราคา เงื่อนไขการชําระเงิน และรายละเอียดอื่นๆ ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าราคาที่ตกลงกันตรงกับที่เปิดบิลจริงหรือไม่
3. สร้างความเชื่อมั่นให้ธุรกิจ
สำหรับธุรกิจใหม่หรือ SME การเขียนใบเสนอราคาที่เป็นมืออาชีพจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร โดยเฉพาะเมื่อทำธุรกิจกับลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่หรือโปรเจกต์ระยะยาว การมีเอกสารที่ถูกต้องครบถ้วนแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของบริษัท
4. เป็นหลักฐานทางกฎหมาย
แม้ว่าใบเสนอราคาจะไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายโดยตรงเหมือนสัญญา แต่เมื่อมีการลงนามจากทั้งสองฝ่ายแล้ว เอกสารนี้สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาในกรณีที่เกิดข้อพิพาทได้
องค์ประกอบสำคัญของใบเสนอราคาที่ดี
การทำใบเสนอราคาที่ดีต้องประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วนดังนี้:
1. ส่วนหัวเอกสาร (Header)
ส่วนบนสุดของเอกสารที่ต้องมีข้อมูลครบถ้วน:
- ใส่คำว่า “ใบเสนอราคา / Quotation” เพื่อระบุประเภทเอกสารอย่างชัดเจน
- โลโก้บริษัท สร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์แบรนด์
- ข้อมูลผู้ขาย – ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์โทรศัพท์
- ข้อมูลผู้ซื้อ – ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- เลขที่ใบเสนอราคา สำหรับอ้างอิงและตรวจสอบ
- วันที่ออกเอกสาร และ ระยะเวลาที่ใช้ได้ (อายุของใบเสนอราคา)
- เลขอ้างอิงเอกสาร (ถ้ามี) เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อหรือ PO
2. ส่วนรายละเอียดสินค้า/บริการ (Body)
ส่วนกลางที่แสดงในรูปแบบตารางเพื่อความชัดเจน ควรมี:
- ลำดับ/รหัสสินค้า เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง
- รายละเอียดสินค้า/บริการ อธิบายสั้นๆ แต่ครบถ้วน
- จำนวนและหน่วย ระบุให้ชัดเจน
- ราคาต่อหน่วย และ ราคารวม
- ราคาก่อนภาษี และ ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- ราคาสุทธิรวมภาษี เป็นยอดเงินที่ต้องชำระจริง
- หมายเหตุ (ถ้ามี) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมสำคัญ
3. ส่วนท้ายเอกสาร (Footer)
ส่วนล่างสุดที่จำเป็นสำหรับการยืนยัน:
- เงื่อนไขการชําระเงิน ใบเสนอราคา – ระบุวิธีการชำระ ระยะเวลาให้เครดิต หรือเงื่อนไขพิเศษ
- ช่องลงนามผู้ขาย พร้อมวันที่
- ช่องลงนามผู้ซื้อ พร้อมวันที่ เพื่อยืนยันการตกลง
- ข้อมูลการติดต่อ เช่น เบอร์โทร อีเมล Line ID
- เงื่อนไขและข้อตกลงอื่นๆ ที่สำคัญ
วิธีการเขียนใบเสนอราคาอย่างมืออาชีพ
เขียนใบเสนอราคาให้ปิดการขายได้ทันที! เผยขั้นตอนและเทคนิคที่จะทำให้คุณได้งานและเพิ่มโอกาสทางธุรกิจแบบมืออาชีพ
1. เลือกใช้เทมเพลตมืออาชีพ
การเขียนใบเสนอราคาควรเริ่มจากการมีเทมเพลตที่ดี มีดีไซน์สวยงาม อ่านง่าย และสะท้อนเอกลักษณ์ของแบรนด์ ปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีออนไลน์หลายตัวที่มีฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาได้สะดวกและรวดเร็ว
2. ใส่ใจรายละเอียด
ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องทุกครั้ง โดยเฉพาะ:
- ชื่อลูกค้าและที่อยู่
- รายละเอียดสินค้า/บริการ
- ราคาและการคำนวณ
- เลขที่ใบเสนอราคา
- วันที่และระยะเวลาที่ใช้ได้
3. ใช้ภาษาที่ชัดเจน
หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิคที่ยากเกินไป อธิบายข้อมูลให้เข้าใจง่าย และระบุเงื่อนไขต่างๆ อย่างชัดเจน โดยเฉพาะเงื่อนไขการชําระเงิน ใบเสนอราคาที่ดีต้องเขียนให้ลูกค้าเข้าใจได้ทันที
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบเสนอราคา (Quotation) ได้ที่นี่: https://www.peakaccount.com/blog/accounting/business-document/accounting-quotation
ห้ามพลาด! ข้อควรระวังสำคัญในการออกใบเสนอราคา ที่นักธุรกิจมือใหม่ชอบมองข้าม
อยากให้ ใบเสนอราคา สร้างกำไร ไม่ใช่สร้างปัญหา? เราสรุปข้อควรระวังสำคัญที่จะช่วยให้คุณออกใบเสนอได้อย่างมืออาชีพและมั่นใจ
1. ตรวจสอบความถูกต้อง
ธุรกิจที่ออกใบเสนอราคาบ่อยครั้งอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ดังนั้นต้องระวังเป็นพิเศษในเรื่อง:
- ความถูกต้องของราคาและการคำนวณ
- ชื่อลูกค้าและรายละเอียดที่อยู่
- วันที่และระยะเวลาที่กำหนด
- เงื่อนไขการชำระเงิน
2. ระบุอายุการใช้งาน
ใบเสนอราคาควรระบุระยะเวลาที่ยืนราคาไว้เสมอ เช่น “ราคานี้มีผลถึง 30 วัน” หรือ “ยืนราคาภายใน 15 วัน” เพื่อป้องกันกรณีที่ต้นทุนสินค้ามีการเปลี่ยนแปลง
3. เก็บรักษาเอกสาร
ควรเก็บสำเนาใบเสนอราคาทุกฉบับไว้เป็นหลักฐาน พร้อมจัดเก็บให้เป็นระบบตามเลขที่ใบเสนอราคาเพื่อสะดวกในการค้นหาและอ้างอิง
Q&A รวมทุกคำถามยอดฮิตเกี่ยวกับการออกใบเสนอราคา
มีคำถามเรื่องใบเสนอราคาใช่ไหม? รวมทุก FAQ ที่คุณสงสัยไว้ที่นี่แล้ว! คลิกเดียวจบ ครบทุกเรื่องที่คุณต้องรู้ก่อนออกเอกสาร
1. เมื่อไหร่ควรออกใบเสนอราคา?
ควรออกใบเสนอราคาเมื่อลูกค้าร้องขอ หรือหลังจากพูดคุยตกลงเบื้องต้นเสร็จแล้ว เพื่อใช้เป็นเอกสารยืนยันรายละเอียดและราคาที่ตกลงกัน
2. ใครควรเป็นผู้ออกเอกสาร?
ใบเสนอราคาสามารถออกโดยพนักงานขาย ฝ่ายบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมาย แต่ควรมีการลงนามโดยผู้มีอำนาจเพื่อความน่าเชื่อถือ
3. ใบเสนอราคาแบบไหนดี?
ปัจจุบันนิยม ออกใบเสนอราคาออนไลน์ เป็นหลัก เพราะสะดวก รวดเร็ว ส่งให้ลูกค้าได้ทันที และยังปริ้นต์ออกมาเป็นเอกสารจริงได้ถ้าต้องการ
4. ใบเสนอราคา quotation ใช้ได้นานแค่ไหน?
ควรระบุอายุการใช้งานไว้ชัดเจนในใบเสนอราคา เช่น 15-30 วัน เพื่อป้องกันปัญหาราคาเปลี่ยนแปลง
5. ใบเสนอราคา กับ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ต่างกันอย่างไร?
ใบเสนอราคา คือเอกสารบอกราคาเพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อ ส่วน ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารที่ส่งไปเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการหลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว
6. เมื่อลูกค้าตกลงแล้วทำอย่างไร?
เมื่อลูกค้าเซ็นยืนยันใบเสนอราคาแล้ว ขั้นต่อไปคือดำเนินการตามข้อตกลง จากนั้นออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีเพื่อเรียกเก็บเงิน
ใบเสนอราคาคืออะไร? จัดการง่ายเป็นมืออาชีพกับ PEAK!
ใบเสนอราคาส่วนใหญ่จะออกไปเพื่อแจ้งราคาและรายละเอียดต่าง ๆ ให้ลูกค้าทราบ ก่อนการซื้อขายจะเกิดขึ้นจริง ๆ มันคือการระบุรายละเอียดให้เป็น ลายลักษณ์อักษร และให้คู่ค้าเซ็นรับทราบคล้ายการทำสัญญา
นอกจากนี้ ใบเสนอราคายังมักจะมาพร้อมกับใบแจ้งหนี้หากมีการเรียกเก็บเงินทันที และที่สำคัญที่สุดคือเอกสารนี้สามารถใช้เป็น หลักฐานทางกฎหมาย ได้ ดังนั้นควรรักษาให้ดีตามระยะเวลาที่กรมสรรพากรกำหนด
สิทธิพิเศษสำหรับลูกค้า OFM!
สำหรับลูกค้า OfficeMate (OFM) ที่ต้องการจัดการเอกสารและบัญชีอย่างมืออาชีพ เรามีตัวช่วย!
PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คือตัวช่วยที่ทำให้การออกใบเสนอราคา บัญชี การเงิน และภาษีเป็นเรื่องง่ายและ อัตโนมัติ ด้วยเทคโนโลยีอัจฉริยะ (AI, API) PEAK ช่วยให้คุณสามารถออกใบเสนอราคาได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านมือถือ รวดเร็ว น่าเชื่อถือ
และส่งให้ลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ได้ทันที ทำให้ธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพและจัดเก็บเอกสารได้อย่างปลอดภัยเป็นระบบ
พิเศษ: ลูกค้า OFM ทดลองใช้ฟรี 30 วัน พร้อม ส่วนลดพิเศษ เมื่อสมัครแพ็กเกจรายปี!
ให้ PEAK เป็นหลังบ้านดิจิทัลที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณ จัดการได้อย่างมืออาชีพ!
ลงทะเบียนรับสิทธิ์: https://bit.ly/46bdf9B