เอกสารสำคัญหลายๆ อย่างในออฟฟิศ ไม่ว่าจะใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี สำเนาบัตรต่างๆ เอกสารข้อมูลบริษัท หรือเอกสารข้อมูลความลับที่เราไม่ได้ใช้แล้ว เอกสารเหล่านี้ หากทิ้ง หรือนำไป Reuse มีสิทธิ์ที่ความลับจะรั่วไหลได้ บวกกับการมาของกฎหมาย PDPA ที่กำลังจะบังคับใช้เร็วๆ นี้ ทำให้บริษัท ธุรกิจ และองค์กร ต้องระวังเรื่องการเก็บ และรักษาความลับของข้อมูลต่างๆ ให้มากขึ้น การทำลายทิ้งจึงเป็นวิธีที่ดีที่สุด และเครื่องทำลายเอกสารเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ตอบโจทย์ได้อย่างไม่ต้องสงสัย แต่เราทราบกันไหมคะ ว่าถ้าจะซื้อเครื่องทำลายเอกสารทั้งที เราจะมีวิธีเลือกเครื่องทำลายเอกสารยังไงให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น? ช่วยรักษาความลับได้แบบ 100% มาลองอ่านข้อมูลดีๆ เป็นแนวทางในการเลือกซื้อเครื่องทำลายเอกสารกันในบทความนี้เลยค่ะ
ฟังก์ชันของเครื่องทำลายเอกสาร ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น
ระบบฟีดกระดาษอัตโนมัติ
เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้การทำลายเอกสารของเราสะดวกขึ้นเยอะเลยค่ะ ถือเป็นหนึ่งฟังก์ชันสำคัญที่เครื่องทำลายเอกสารต้องมี เพราะฟังก์ชันฟีดกระดาษอัตโนมัติทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาป้อนกระดาษเข้าเครื่องทำลายเอกสารด้วยตัวเองตลอดเวลา ใส่กระดาษที่ต้องการย่อยทิ้งไว้ แล้วไปทำงานอย่างอื่นต่อได้เลย ช่วยให้เรามีเวลาทำงานเพิ่มมากขึ้น
จำนวนแผ่นในการย่อยต่อครั้ง
พูดถึงเรื่องเวลา ใครๆ ก็คงจะยกมือขอเพิ่มกันใช่ไหมละคะ จะดีแค่ไหนหากเครื่องทำลายเอกสารสามารถฟีดกระดาษได้ทีละหลายๆ แผ่น ทำให้การทำลายเอกสารเป็นเรื่องง่ายมากขึ้นและย่นระยะเวลาการทำงานให้เราอีกด้วย ซึ่งเครื่องทำลายเอกสารที่ดีที่ช่วยประหยัดเวลาให้เราได้ควรจะมีการย่อยกระดาษได้อย่างน้อย 8-10 แผ่นต่อครั้งค่ะ
ขนาดของเอกสารหลังทำลาย
ความลับจะรั่วไหลหรือไม่ ขึ้นอยู่กับขนาดของกระดาษหลังผ่านเครื่องทำลายเอกสารแล้ว ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่า ต้องการเครื่องทำลายเอกสารที่ย่อยกระดาษได้ขนาดเล็กหรือใหญ่เท่าไหร่ ยิ่งย่อยได้เล็ก ก็จะยิ่งช่วยเก็บความลับได้มากขึ้น
ความกว้างของช่องใส่กระดาษและความเร็วในการฟีด
ความกว้างของช่องใส่กระดาษเป็นอีกหนึ่งปัจจัยในการช่วยให้เราย่อยกระดาษได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น ยิ่งช่องใส่กระดาษของเครื่องทำลายเอกสารกว้างมากพอ เราก็ไม่ต้องกังวลกับไซซ์กระดาษที่จะทำการย่อยเลยล่ะค่ะ และยิ่งพ่วงมาด้วยสปีดความเร็วในการฟีดกระดาษด้วยแล้ว การทำลายกระดาษในปริมาณมากๆ ก็กลายเป็นเรื่องจิ๊บๆ
ลวดเย็บกระดาษ บัตรเครดิต แผ่นCD ก็ทำลายได้…หายห่วง
เอกสารที่ต้องทำลายกองสู๊งสูง โหย…แบบนี้ใครจะมานั่งแงะลวดเย็บกระดาษไหวล่ะ ปัญหานี้จะหมดไปหากเราเลือกเครื่องทำลายเอกสารที่สามารถย่อยลวดเย็บกระดาษได้ ด้วยใบมีดในตัวเครื่องที่คมกริบและทนทาน นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการย่อยบัตรแข็งต่างๆเช่น บัตรเครดิต หรือใครเก็บข้อมูลไว้ในแผ่น CD และต้องการทำลายทิ้งก็ไม่เป็นปัญหานะคะ
กระดาษติด พิชิตด้วยระบบถอยหลัง
อีกหนึ่งฟังก์ชั่นที่จำเป็นสำหรับเครื่องทำลายเอกสาร นอกจากจะมีฟังก์ชั่นฟีดกระดาษอัตโนมัติแล้ว ก็ต้องมีฟังก์ชั่นฟีดถอยหลังได้ด้วยนะคะถึงจะช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้น ก็แหม…บางครั้งก็เพลินมือไปนิดนึง เผลอแป๊ปเดียวใส่กระดาษเยอะเกินไปจนทำให้กระดาษติด ระบบถอยหลังนี่แหละค่ะที่จะช่วยเราได้ แถมช่วยถนอมเครื่องทำลายเอกสารและไม่เป็นอันตรายต่อผู้ใช้อีกด้วย
ขนาดถังบรรจุกระดาษ
นอกเหนือจากองค์ประกอบต่างๆที่ได้กล่าวมาแล้ว ขนาดของถังบรรจุกระดาษก็เป็นอีกส่วนประกอบสำคัญ สำหรับใครที่ต้องทำลายเอกสารในปริมาณมากๆเป็นประจำ คงจะเหนื่อยหน่อยกับการที่ต้องนำกระดาษที่ย่อยเสร็จเรียบร้อยแล้วไปทิ้งหากเลือกใช้เครื่องทำลายเอกสารที่มีถังบรรจุกระดาษขนาดเล็ก การเลือกเครื่องทำลายเอกสารจึงต้องคำนึงถึงปริมาณเอกสารที่ต้องทำลาย เพราะจะส่งผลกระทบกับขนาดถังบรรจุกระดาษด้วย ถังบรรจุกระดาษที่เหมาะสมกับขนาดของปริมาณเอกสาร จะทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องเสียเวลานำเศษกระดาษไปทิ้งบ่อยๆ ช่วยประหยัดเวลาได้อีกเยอะเลยค่ะ
ระดับเสียงเครื่องขณะทำงาน
ขณะที่เราใช้เครื่องทำลายเอกสาร หลายๆครั้งต้องแอบไปทำในห้องหรือมุมเล็กๆ เนื่องจากกลัวเสียงจากเครื่องทำลายกระดาษจะรบกวนเพื่อนร่วมงานคน อื่นๆใช่ไหมล่ะคะ? ดังนั้นการเลือกเครื่องทำลายเอกสารที่มีระดับเสียงในขณะเครื่องทำงานต่ำ จึงเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่เราต้องพิจารณา ซึ่งระดับเสียงที่ว่ามานี้ไม่ควรเกิน 60 เดซิเบล แค่นี้เราก็สามารถใช้เครื่องทำลายเอกสารได้ทุกที่แบบไม่ต้องหลบซ่อนหรือเกรงใจใครแล้วล่ะค่ะ แถมไม่ก่อให้เกิดมลภาวะทางเสียงในที่ทำงาน จนทำให้เพื่อนร่วมงานบ่นกันอีกด้วย
ระบบตัดไฟอัตโนมัติ
เครื่องทำลายเอกสารเป็นอุปกรณ์สำนักงานอิเล็กทรอนิคส์ ซึ่งด้านในตัวเครื่องประกอบไปด้วยใบมีดที่ใช้ในการทำลาย กระดาษ เราจึงควรระมัดระวังในขณะใช้งาน นอกเหนือจากผู้ใช้จะต้องระมัดระวังและไม่ประมาทแล้วนั้น เครื่องทำลายเอกสารที่ดีจึงควรมีระบบตัดไฟอัตโนมัติเพื่อให้เครื่องหยุดทำงาน หากมีการเปิดฝาเครื่องหรือเคลื่อนย้ายตัวเครื่อง เพราะความปลอดภัยเป็นเรื่องสำคัญเป็นอันดับแรก จริงไหมล่ะคะ
การรับประกันและราคา
ปัจจัยสุดท้ายในการเลือกซื้อเครื่องทำลายเอกสารที่จะช่วยให้ชีวิตเราง่ายขึ้นนั่นก็คือ การรับประกันตัวเครื่องและใบมีด เพราะหากเครื่องทำลายเอกสารเกิดมีปัญหาหรือชำรุด การรับประกันนี่แหละค่ะที่จะช่วยให้เราอุ่นใจ เพราะเราสามารถส่งให้ทางร้านหรือผู้ผลิตตรวจสอบและแก้ไขได้ ถือเป็นการช่วยประหยัดเงินที่จะต้องจ่ายค่าซ่อมแซมเอง
ใครที่กำลังมองหาเครื่องทำลายเอกสารก็อย่าลืมพิจารณาฟังก์ชั่นต่างๆ เหล่านี้นะคะ รับประกันว่าฟังก์ชั่นที่ได้กล่าวมานี้ช่วยให้คุณทำงานง่าย สะดวก และประหยัดเวลาได้อย่างแน่นอน และเรื่องสำคัญที่ต้องรู้ก่อนเลือกซื้อเครื่องทำลายเอกสารนั่นก็คือ ระดับความปลอดภัยในการทำลายเอกสาร เพราะนอกจากฟังก์ชั่นครบ ราคาคุ้มค่าแล้ว ระดับความปลอดภัยก็ต้องเหมาะสมกับความสำคัญของเอกสารด้วย เพราะไม่อย่างนั้นความลับหรือข้อมูลของคุณอาจจะถูกนำไปใช้ในทางที่ไม่ดีก็เป็นได้ คลิกเพื่อดูเครื่องทำลายเอกสารทั้งหมดที่ OfficeMate ช้อปวันนี้ ส่งฟรี เมื่อสั่งซื้อครบ 499 บาท!
บทความแนะนำ!