ลองจินตนาการว่าวันหนึ่งสรรพากรเข้าตรวจธุรกิจ ขอใบกำกับภาษีย้อนหลัง 3 ปี แต่คุณหาไม่เจอ เพราะเอกสารกองปะปนไร้ระบบ หรือแย่กว่านั้น ลูกค้าร้องเรียนว่าสำเนาบัตรประชาชนที่เคยให้ไว้กลับหลุดไปที่อื่น ทั้งที่ธุรกรรมจบไปนานแล้ว สถานการณ์แบบนี้เกิดกับ SME บ่อยกว่าที่คิด เพราะ “การจัดการเอกสาร” มักถูกมองข้ามจนกลายเป็นปัญหาใหญ่
ยิ่งเมื่อ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) บังคับใช้เต็มรูปแบบ ธุรกิจที่ละเลยอาจเสี่ยงค่าปรับหลักล้าน แต่ถ้าวางระบบตั้งแต่ต้นก็ไม่ใช่เรื่องน่ากังวล บทความนี้จะสรุปสิ่งที่ SME ต้องรู้ ตั้งแต่เอกสารที่ควรเก็บหรือทำลาย วิธีจัดเก็บให้เป็นระบบ ไปจนถึงอุปกรณ์ที่ช่วยให้งานเอกสารง่ายและปลอดภัยขึ้น
Key Highlight
- เอกสารทางบัญชีและภาษีต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปีตามกฎหมาย ถ้าสรรพากรมาตรวจแล้วหาไม่เจอ อาจถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ ส่วนเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลต้องทำลายเอกสารอย่างถูกวิธีตาม PDPA ดังนั้นจะมาทิ้งเฉย ๆ ไม่ได้
- SME หลายแห่งมีเอกสารกองท่วมออฟฟิศ แต่พอต้องหาเอกสารสำคัญกลับใช้เวลาเป็นชั่วโมง การจัดระบบง่าย ๆ แค่ 4 ขั้นตอน ก็ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่นาที ประหยัดทั้งเวลาและพื้นที่
- อุปกรณ์ที่ช่วยให้การจัดการเอกสาร SME ง่ายขึ้นไม่ได้แพงอย่างที่คิด ตั้งแต่เครื่องทำลายเอกสารที่ป้องกันข้อมูลรั่วไหล แฟ้มเอกสารสำหรับจัดหมวดหมู่ ไปจนถึงกล่องเก็บเอกสารสำหรับจดหมายเหตุระยะยาว
เอกสารไหนห้ามทิ้ง? รู้ไว้ก่อน จะได้ไม่พลาด
ก่อนจะพูดเรื่องการทำลายเอกสาร ต้องรู้ก่อนว่ามีเอกสารหลายประเภทที่กฎหมายบังคับให้เก็บรักษาไว้ ถ้าทำลายก่อนกำหนด อาจมีปัญหาตามมาได้
- เอกสารทางบัญชีและภาษี: เก็บอย่างน้อย 5 ปี
- สัญญาและเอกสารทางกฎหมาย: เก็บตลอดอายุสัญญา + อีก 2-10 ปี
- เอกสาร HR และประกันสังคม: เก็บ 2-5 ปี
แล้วเอกสารไหนต้องทำลาย?
หลายคนคิดว่าเก็บเอกสารไว้มาก ๆ น่าจะปลอดภัย แต่ความจริงคือ เอกสารบางประเภทกลับกลายเป็น “ระเบิดเวลา” ถ้าไม่ทำลายเอกสารให้ถูกวิธี โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่ง PDPA กำหนดให้ต้องลบหรือทำลายเมื่อหมดเหตุผลในการเก็บแล้ว
เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล: อันตรายถ้าปล่อยค้าง
- สำเนาบัตรประชาชน / หนังสือเดินทางของลูกค้า — เมื่อธุรกรรมจบแล้วและเลยระยะเวลาจัดเก็บ ต้องทำลายทิ้ง ไม่ใช่ปล่อยค้างในแฟ้มไปเรื่อย ๆ ถ้าข้อมูลเหล่านี้หลุดออกไป ธุรกิจอาจโดนฟ้องตาม PDPA ได้
- ใบสมัครงานของคนที่ไม่ผ่านคัดเลือก — ใบสมัครงานมีข้อมูลส่วนตัวเต็มไปหมด ทั้งชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร ประวัติการศึกษา ถ้าไม่ได้รับเข้าทำงาน ไม่ควรเก็บเกิน 6 เดือน
- ใบรับรองแพทย์ / บันทึกทางการแพทย์ของพนักงาน — เก็บเฉพาะระยะเวลาที่จำเป็น จากนั้นต้องทำลายเอกสารความลับอย่างเข้มงวด เพราะเป็นข้อมูลสุขภาพที่ละเอียดอ่อนมาก
3 วิธีที่ SME ใช้กัน เพื่อทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย?
การทำลายเอกสารไม่ใช่แค่ฉีกแล้วทิ้ง เพราะเอกสารที่ฉีกเป็นชิ้น ๆ ยังสามารถนำมาปะติดปะต่อกันได้ สำหรับ SME ที่ต้องการความปลอดภัยจริง ๆ มี 3 วิธีหลักที่นิยมใช้กัน
วิธีที่ 1: ใช้เครื่องทำลายเอกสาร(แนะนำสำหรับ SME)
เครื่องทำลายเอกสารเป็นวิธีที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับ SME เพราะใช้งานง่าย ทำลายได้ทันทีเมื่อต้องการ ไม่ต้องรอสะสม แค่ยัดกระดาษเข้าไป เครื่องก็ตัดเป็นชิ้นเล็ก ๆ ให้เอง
เครื่องทำลายเอกสารมีหลายแบบ เลือกตามระดับความลับของเอกสาร
- Strip-Cut (ตัดเป็นเส้นยาว) — แบบพื้นฐานที่สุด เหมาะกับเอกสารทั่วไปที่ไม่ได้เป็นความลับ ราคาประหยัด
- Cross-Cut (ตัดเป็นชิ้นสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ) — ตัวเลือกยอดนิยมของ SME เหมาะกับเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญ ต่อกลับไม่ได้ง่าย ๆ
- Micro-Cut (ตัดละเอียดมาก) — เหมาะกับเอกสารความลับระดับสูง เช่น ข้อมูลลูกค้าตาม PDPA ตัดจนกลายเป็นฝุ่นกระดาษ ไม่มีทางต่อกลับได้
เครื่องทำลายเอกสาร นีโอแคล C1217
เครื่องทำลายเอกสาร วิกเกอร์ฮูด VS-713CD
เครื่องทำลายเอกสาร นีโอ A-800 Auto Shred
DELI เครื่องทำลายเอกสารอัตโนมัติ รุ่น ET089 สีดำ
ดูเพิ่มเติมที่ เครื่องทำลายเอกสาร
💡 ที่ OFM มีเครื่องทำลายเอกสารหลายรุ่นให้เลือก ตั้งแต่รุ่นเล็กสำหรับโฮมออฟฟิศ ไปจนถึงรุ่นใหญ่สำหรับออฟฟิศที่มีเอกสารจำนวนมาก
วิธีที่ 2: จ้างบริษัทรับทำลายเอกสาร
ถ้ามีเอกสารจำนวนมากที่สะสมมาหลายปีจนทำลายเองไม่ไหว การจ้างมารับทำลาย ก็เป็นทางเลือกที่สะดวก บริษัทเหล่านี้จะออก “ใบรับรองการทำลาย” ให้เก็บเป็นหลักฐาน ซึ่งมีประโยชน์มากถ้าต้องพิสูจน์ว่าคุณทำลายเอกสารตาม PDPA อย่างถูกต้อง
วิธีที่ 3: สแกนเก็บดิจิทัลก่อน แล้วค่อยทำลายต้นฉบับ
สำหรับเอกสารที่ยังอยากเก็บไว้อ้างอิง แต่ไม่จำเป็นต้องเก็บกระดาษจริง ๆ วิธีที่ดีคือสแกนเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลก่อน แล้วค่อยทำลายต้นฉบับ ช่วยประหยัดพื้นที่ในออฟฟิศได้มหาศาล แถมค้นหาก็ง่ายกว่าแบบกระดาษหลายเท่า
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร SME
Q1: เอกสารทางบัญชีต้องเก็บกี่ปี?
A: ตามกฎหมายต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ซึ่งรวมถึงงบการเงิน สมุดบัญชี ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และเอกสารประกอบการลงบัญชีทุกรายการ หลาย SME ที่อยากเล่นเซฟจริง ๆ จะเก็บไว้ถึง 7 ปีเลย
Q2: ทิ้งเอกสารลงถังขยะโดยไม่ทำลาย ผิดกฎหมายไหม?
A: ถ้าเอกสารนั้นมีข้อมูลส่วนบุคคล ถือว่าผิด PDPA เพราะกฎหมายกำหนดให้ต้องทำลายเอกสารอย่างเหมาะสมเมื่อหมดวัตถุประสงค์ แม้เอกสารทั่วไปที่ไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลจะไม่ผิดกฎหมาย แต่ก็ไม่แนะนำ เพราะอาจมีข้อมูลธุรกิจที่ไม่ควรเปิดเผย
Q3: SME เล็ก ๆ จำเป็นต้องซื้อเครื่องทำลายเอกสารไหม?
A: แนะนำอย่างมาก เครื่องทำลายเอกสารรุ่นเล็กราคาเริ่มต้นเพียงไม่กี่พันบาท แต่ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้ โดยเฉพาะธุรกิจที่เก็บสำเนาบัตรประชาชนหรือข้อมูลลูกค้า ลงทุนน้อยแต่คุ้มมาก
Q4: สแกนเอกสารเก็บเป็นไฟล์แล้ว ทิ้งต้นฉบับได้เลยไหม?
A5: ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร เอกสารบางประเภทเช่นใบกำกับภาษีอาจต้องเก็บต้นฉบับตามกฎหมาย แต่เอกสารทั่วไปที่ไม่ได้มีข้อกำหนดบังคับ สามารถสแกนเก็บแล้วทำลายต้นฉบับได้ ช่วยประหยัดพื้นที่ได้เยอะมาก
พร้อมจัดระเบียบเอกสารออฟฟิศให้เป็นระบบแล้วหรือยัง? เลือกซื้ออุปกรณ์จัดการเอกสารคุณภาพดีครบชุดได้ที่ OFM — สั่งง่าย ส่งฟรี* ถึงออฟฟิศ พร้อมเครดิตเทอมสำหรับองค์กร
เอกสารเป็นระเบียบ งานก็เป็นระบบ ธุรกิจก็เติบโตง่ายขึ้น
เรื่องจัดการเอกสารอาจฟังดูน่าเบื่อ แต่เป็นเรื่องที่ SME ทุกแห่งต้องจัดการอย่างจริงจัง ไม่ใช่เพราะกลัวค่าปรับอย่างเดียว แต่เพราะระบบเอกสารที่ดีช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างมั่นใจ หาเอกสารสำคัญได้ทันเวลา ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหล และเพิ่มพื้นที่ทำงานในออฟฟิศได้ด้วย
เริ่มง่าย ๆ วันนี้ แค่คัดแยกเอกสาร จัดหมวดหมู่ ทำลายเอกสารที่ไม่จำเป็น แล้วเก็บที่เหลือให้เป็นระเบียบ แค่นี้ก็ต่างจากเดิมมากแล้ว
💡 OFM พร้อมช่วย SME จัดการเอกสารให้เป็นระบบ ด้วยอุปกรณ์ครบชุดตั้งแต่เครื่องทำลายเอกสาร แฟ้มสันกว้าง กล่องเก็บเอกสาร ไปจนถึง เครื่องใช้สำนักงาน และ อุปกรณ์ อื่น ๆ สั่งง่ายผ่านเว็บไซต์ ส่งถึงออฟฟิศ ช้อปเลยที่ OFM
ดีลสุดพิเศษสำหรับลูกค้าใหม่! 🔥
🛍️ ซื้อครบ 999.- ใส่โค้ด “NEW10” รับส่วนลด 10% (สูงสุด 1,000 บาท)
💥รับคะแนน The 1 X3 (1,000 บาท)
🎯 ยิ่งช้อป ยิ่งลด! อย่าพลาดดีลสุดคุ้มวันนี้!
📌 ช้อปเลย 👉 https://www.ofm.co.th