Site icon OFM Blog

แฟ้มเอกสารมีกี่ประเภท เลือกแบบไหนให้เหมาะกับงาน อัปเดต 2026 ครบจบในที่เดียว

Natnicha Mink
แฟ้มเอกสารมีกี่ประเภท

เอกสารกองสูงบนโต๊ะ หาใบเสร็จไม่เจอตอนปิดงบ เปิดลิ้นชักแล้วเจอกระดาษปนกันไปหมด ปัญหานี้เกิดจากเลือก “ประเภทแฟ้มเอกสาร” ผิดตั้งแต่แรก พอแฟ้มไม่พอดีกับปริมาณเอกสาร ผลที่ตามมาคือเสียเวลาค้นหา เอกสารชำรุดเร็วกว่าปกติ และถ้าเป็นข้อมูลลับอย่างงาน HR หรือบัญชี ยังเสี่ยงข้อมูลรั่วไหลอีกด้วย 

แฟ้มเอกสารมีกี่ประเภท? ควรเลือกอย่างไร? บทความนี้รวมแฟ้มเอกสารทุกแบบ พร้อมตารางช่วยเลือกให้ตรงงานทันที!

Table of Contents

Toggle

Key Takeaways 

แฟ้มเอกสารมีกี่ประเภท เลือกอย่างไรให้เหมาะกับงาน?

ทำความรู้จักประเภทของแฟ้มเอกสาร พร้อมเทคนิคการเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน เพื่อการจัดเก็บที่เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

1. แฟ้มสันกว้าง (Lever Arch File)

แฟ้มสันกว้างจุเอกสารได้มากที่สุดในกลุ่มแฟ้มเจาะรู เหมาะกับงานที่ต้องเก็บเอกสารต่อเนื่องนาน ใช้คานเหล็กล็อกห่วงสองวง เอกสารจึงแน่นไม่หลุดง่าย

OFM Tip: วัดความสูงตู้เก็บเอกสารก่อนสั่งซื้อ เพราะแฟ้มสันกว้าง 3 นิ้วบางรุ่นสูงเกินมาตรฐานชั้นวางทั่วไป

2. แฟ้มห่วง (Ring Binder)

แฟ้มห่วงต่างจากแฟ้มสันกว้างตรงจำนวนห่วงเหล็ก ยิ่งห่วงมาก เอกสารยิ่งแน่นและพลิกหน้าลื่นขึ้น แฟ้ม 2 ห่วงเหมาะกับเอกสารที่ไม่ค่อยเปิดดู ส่วนแฟ้ม 3-4 ห่วงเหมาะกับเอกสารที่ต้องเปิดอ้างอิงบ่อย เช่น คู่มือปฏิบัติงานหรือแฟ้มสะสมผลงาน

3. แฟ้มซอง/แฟ้มใส (Clear Folder)

แฟ้มซองเหมาะกับเอกสารใช้งานชั่วคราว ไม่ต้องเจาะรู แค่สอดเอกสารเข้าซองได้ทันที เหมาะสำหรับยื่นเอกสารราชการ หรือส่งเอกสารประกอบการประชุม

4. แฟ้มแขวน (Suspension File)

แฟ้มแขวนออกแบบมาให้ใช้กับตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก หรือกล่องใส่แฟ้มแขวนโดยเฉพาะ มีขอบเหล็กหรือพลาสติกสองข้างไว้แขวนกับรางในตู้ ดึงเอกสารดูได้โดยไม่ต้องยกทั้งเล่มออก

5. แฟ้มคลิปหนีบ/แฟ้มสปริง (Clip File/Punchless File)

แฟ้มคลิปหนีบเหมาะกับเอกสารที่ไม่ต้องการรอยเจาะ เช่น สัญญาต้นฉบับหรือใบเสร็จที่ต้องคงสภาพเดิม ใช้แผ่นคลิปสปริงหนีบมุมกระดาษแทนการเจาะรู

6. แฟ้มกล่อง (Box File)

แฟ้มกล่องคือแฟ้มทรงกล่องสี่เหลี่ยม มีฝาปิดมิดชิด เหมาะเก็บเอกสารที่ไม่ได้เจาะรูหรือมีขนาดไม่เท่ากัน เช่น ใบเสร็จ ใบส่งของ หรือเอกสารบัญชี ไม่ต้องเจาะรูก่อนใส่ วางเอกสารซ้อนกันในกล่องได้เลย

7. กล่องใส่แฟ้มแขวน (Hanging File Storage Box)

กล่องใส่แฟ้มแขวนคือกล่องที่มีรางด้านในสำหรับแขวนแฟ้มแขวนโดยเฉพาะ ใช้แทนตู้เหล็กได้เมื่อต้องการเคลื่อนย้ายสะดวก หรือมีพื้นที่จำกัด

8. แฟ้มกระเป๋า (Expanding Bag File/Briefcase Folder)

แฟ้มกระเป๋าหน้าตาคล้ายกระเป๋าเอกสารขนาดเล็ก มีซิปหรือหูหิ้ว เหมาะพกเอกสารหลายชุดไปประชุมนอกสถานที่

9. แฟ้มพับ (Fold File/Document Wallet)

แฟ้มพับพับครึ่งได้ มีแถบยางหรือเชือกรัดกันเอกสารหลุด เหมาะพกเอกสารชุดเดียวหลายแผ่นในการเดินทางสั้นๆ

10. แฟ้มหนีบ (Clipboard File)

แฟ้มหนีบมีแผ่นคลิปหนีบด้านบนไว้ยึดเอกสารระหว่างเขียนหรือกรอกข้อมูล เหมาะกับงานภาคสนามที่ต้องยืนเขียนโดยไม่มีโต๊ะ เช่น งานสำรวจหรือตรวจสต๊อกสินค้า

11. แฟ้มโชว์เอกสาร (Presentation Display Folder)

แฟ้มโชว์เอกสารคือแฟ้มสองพับที่มีซองใสด้านใน ใช้โชว์เอกสารชุดเดียวให้ดูเรียบร้อยตั้งแต่หน้าปก ต่างจากแฟ้มสะสมผลงานตรงที่มีซองน้อยกว่าและใช้ครั้งเดียวต่อการนำเสนอ ไม่ใช่เก็บผลงานหลายชิ้น

12. แฟ้มเสนอเซ็นต์ (Signature Routing Folder)

แฟ้มเสนอเซ็นต์ใช้ส่งเอกสารให้ผู้บริหารพิจารณาและลงนามตามลำดับขั้น มักมีป้าย “เสนอ/พิจารณา/อนุมัติ” ติดที่ปกบอกสถานะเอกสาร

13. แฟ้มกล่าวรายงาน (Report Speech Folder)

แฟ้มกล่าวรายงานคือแฟ้มปกแข็งขนาดพอดีมือ ใช้ถือขณะกล่าวรายงานหรือกล่าวสุนทรพจน์ในพิธีการ เน้นความสุภาพและหรูหราของหน้าปกมากกว่าความจุ

14. ลิ้นแฟ้ม (File Tab/Divider Tab)

ลิ้นแฟ้มคือแผ่นดัชนีติดขอบแฟ้มหรือแทรกระหว่างเอกสาร ใช้แบ่งหมวดหมู่ในแฟ้มเดียวกัน เปิดถึงหน้าที่ต้องการได้ทันทีโดยไม่ต้องพลิกทีละแผ่น ใช้ร่วมกับแฟ้มห่วง แฟ้มสันกว้าง หรือแฟ้มสะสมผลงานได้

15. แฟ้มเก็บทะเบียนบ้าน (Household Registration Document File)

แฟ้มเก็บทะเบียนบ้านมีซองพลาสติกใสขนาดพอดีกับเอกสารราชการ เช่น ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน และสูติบัตร ช่วยกันเอกสารต้นฉบับเสียหายเมื่อต้องหยิบใช้บ่อยตอนทำธุรกรรม

16. แฟ้มสมุดเงินฝาก (Bankbook Holder File)

แฟ้มสมุดเงินฝากมีซองแยกช่องพอดีกับขนาดสมุดบัญชีธนาคาร เก็บสมุดหลายเล่มไว้ในที่เดียวโดยไม่ให้ปกสมุดโค้งงอ

17. แฟ้มหีบเพลง (Expanding File/Accordion File)

แฟ้มหีบเพลงมีหลายช่องพับเป็นจีบคล้ายหีบเพลง เหมาะแยกเก็บเอกสารหลายหมวดหมู่ในเล่มเดียวโดยไม่ต้องเจาะรู เช่น ใบเสร็จแยกตามเดือน หรือเอกสารแยกตามโครงการ

18. แฟ้มคอมพิวเตอร์ (Standard A4 Punched File)

แฟ้มคอมพิวเตอร์คือแฟ้มเจาะรูมาตรฐานขนาด A4 ที่ใช้กันทั่วไปในสำนักงาน ชื่อนี้มาจากยุคที่ใช้เก็บกระดาษต่อเนื่องจากเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์ ปัจจุบันใช้เก็บเอกสารเจาะรูทั่วไปที่ไม่ต้องมีกลไกล็อกแบบสันกว้าง

อุปกรณ์และส่วนประกอบแฟ้มเอกสารที่ควรรู้จักก่อนเข้าเล่ม

นอกจากแฟ้มสำเร็จรูป ยังมีอุปกรณ์เจาะและเข้าเล่มที่ต้องเลือกให้ตรงกับลักษณะเอกสาร โดยเฉพาะงานพิมพ์รายงานหรือเอกสารที่ต้องเข้าเล่มถาวร

1. แฟ้มเจาะ (Punched File)

แฟ้มเจาะคือชื่อเรียกรวมของแฟ้มทุกแบบที่ต้องเจาะรูเอกสารก่อนใส่ ครอบคลุมแฟ้มห่วง แฟ้มสันกว้าง และแฟ้มคอมพิวเตอร์ ตรงข้ามกับกลุ่มไม่เจาะรูอย่างแฟ้มคลิปหนีบหรือแฟ้มซอง เหมาะกับเอกสารที่ไม่กังวลรอยรูที่ขอบกระดาษ และต้องการความแน่นหนาระยะยาว

2. ตาไก่ (Eyelet)

ตาไก่คือวงแหวนโลหะหรือพลาสติกขนาดเล็ก เสริมตรงรอยรูเจาะของเอกสาร กันกระดาษฉีกขาดเมื่อถูกดึงเข้า-ออกจากแฟ้มบ่อยๆ นิยมใช้กับเอกสารที่เปิดใช้บ่อย เช่น แฟ้มห่วงที่อ้างอิงประจำวัน หรือเอกสารที่ต้องเก็บนานหลายปี

3. ปกพลาสติก (Plastic Cover/Binding Cover)

ปกพลาสติกคือแผ่นปกใสหรือสีทึบ ใช้ประกบหน้า-หลังของเอกสารก่อนเข้าเล่ม กันน้ำและรอยขีดข่วนให้หน้าปก นิยมใช้คู่กับการเข้าเล่มสันห่วงหรือสันเกลียว ให้ดูเรียบร้อยเป็นมืออาชีพ

4. สันห่วงเข้าเล่ม (Comb Binding Spine)

สันห่วงเข้าเล่มคือสันพลาสติกทรงหวี ใช้เจาะและร้อยเอกสารให้เป็นเล่มถาวร นิยมใช้กับรายงานหรือวิทยานิพนธ์ที่ต้องเปิดพลิกหน้าได้ 360 องศา

5. สันเกลียว (Spiral Binding)

สันเกลียวใช้ลวดหรือพลาสติกม้วนเป็นเกลียวร้อยผ่านรูเจาะตลอดแนวสัน แน่นหนากว่าสันห่วงเข้าเล่ม เหมาะกับเอกสารที่พกพาบ่อยและต้องการเปิดพลิกหน้าได้ราบเรียบ

6. สันรูด/แฟ้มสันรูด (Slide Bar Binder)

แฟ้มสันรูดใช้แถบพลาสติกหรือโลหะรูดล็อกเอกสารที่เจาะรูไว้แล้วให้แน่นในที่เดียว โดยไม่ต้องใช้ห่วงหรือเกลียว เหมาะกับเอกสารนำเสนอที่ต้องการความเรียบร้อย แต่ไม่ต้องการเข้าเล่มถาวร

วิธีเลือกแฟ้มเอกสารให้เหมาะกับสายงาน

แต่ละแผนกมีลักษณะเอกสารและความต้องการด้านความปลอดภัยไม่เหมือนกัน แฟ้มเอกสารบัญชีจึงไม่ควรใช้แบบเดียวกับแฟ้มงานเซลส์ ตารางด้านล่างช่วยจับคู่แฟ้มกับแผนกได้ทันที:

แผนก/สายงานแฟ้มที่แนะนำเหตุผล
บัญชี/การเงินแฟ้มสันกว้างจุใบเสร็จและใบกำกับภาษีได้มาก เปิดตรวจสอบง่าย เหมาะเก็บตามรอบบัญชีรายเดือน-รายปี
HR/ทรัพยากรบุคคลแฟ้มแขวนแยกเอกสารรายบุคคลได้ชัดเจน เก็บในตู้ล็อกกุญแจได้ รักษาความลับข้อมูลพนักงาน
เซลส์/การตลาดแฟ้มซองหรือแฟ้มสะสมผลงานพกพาง่าย ดูเป็นมืออาชีพเมื่อนำเสนอลูกค้า กันเอกสารพรีเซนต์เป็นรอย
กฎหมาย/นิติกรแฟ้มสันกว้างวัสดุ PP หนาทนทานเก็บได้นานหลายปี วัสดุ PP กันความชื้นดีกว่ากระดาษเคลือบทั่วไป

3 เคล็ดลับการจัดระเบียบเอกสารที่มืออาชีพใช้จริง

แค่แยกประเภทแฟ้มยังไม่พอ ระบบจัดเก็บที่ดีต้องกำหนดตำแหน่งวางให้แน่นอนด้วย เพียงทำตาม 3 ขั้นตอนนี้ ระบบแฟ้มของคุณจะเรียบร้อยและใช้งานได้จริงในระยะยาว

  1. ทำระบบสี (Color-coding) แยกตามหมวดหมู่งาน: กำหนดสีแฟ้มหรือสีป้ายสันให้ตรงกับแต่ละแผนก เช่น สีแดงสำหรับเอกสารด่วน สีน้ำเงินสำหรับเอกสารการเงิน ช่วยให้มองหาแฟ้มได้จากระยะไกลโดยไม่ต้องอ่านป้ายชื่อ
  2. ทำดัชนี (Index) ติดหน้าตู้เก็บเอกสาร: ระบุว่าแฟ้มแต่ละเล่มอยู่ชั้นไหน แถวไหน ช่วยให้คนอื่นในทีมค้นหาเอกสารเองได้โดยไม่ต้องถามเจ้าของแฟ้ม
  3. ทบทวนแฟ้มทุก 6-12 เดือน: คัดแยกเอกสารที่หมดความจำเป็นออกจากแฟ้มที่ยังใช้งาน กันแฟ้มบวมเกินความจุ และช่วยยืดอายุกลไกของแฟ้ม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประเภทแฟ้มเอกสาร

รวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประเภทแฟ้มเอกสารและรูปแบบไฟล์ที่คุณควรรู้

1. แฟ้ม 2 ห่วงกับ 3 ห่วงต่างกันอย่างไร?

แฟ้ม 3 ห่วงยึดเอกสารแน่นและพลิกหน้าลื่นกว่าแฟ้ม 2 ห่วง เพราะมีจุดยึดกระจายน้ำหนักมากกว่า แฟ้ม 2 ห่วงเหมาะกับเอกสารที่เก็บไว้เฉยๆ ไม่ค่อยเปิดอ่าน ส่วนแฟ้ม 3 ห่วงเหมาะกับเอกสารที่ต้องเปิดพลิกบ่อย เช่น คู่มือปฏิบัติงานหรือแฟ้มสะสมผลงาน

2. เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บ 10 ปีขึ้นไป ควรใช้แฟ้มแบบไหน?

เอกสารเก็บระยะยาว ควรใช้แฟ้มสันกว้างวัสดุปก PP ร่วมกับซองพลาสติกใสไร้กรดใส่เอกสารแต่ละแผ่น ปก PP กันความชื้นและไม่กรอบเปราะเหมือนกระดาษเคลือบ ส่วนซองไร้กรดกันกระดาษเหลืองหรือกรอบก่อนเวลา

3. วิธีแก้ปัญหาแฟ้มเหล็กขึ้นสนิม?

ป้องกันสนิมด้วยการเลือกแฟ้มขอบเหล็กชุบสังกะสีตั้งแต่แรกซื้อ และเก็บแฟ้มในที่ความชื้นไม่เกิน 60% ถ้าพบสนิมแล้ว ให้เช็ดด้วยผ้าแห้งทันที และอย่าวางแฟ้มใกล้หน้าต่างหรือที่โดนละอองน้ำ

4. แฟ้มแขวนกับแฟ้มสันกว้าง เลือกแบบไหนดีสำหรับเก็บเอกสารบัญชี?

เอกสารบัญชีปริมาณมากที่ต้องเปิดตรวจสอบบ่อย ควรใช้แฟ้มสันกว้าง เพราะจุได้มากกว่าและเปิดดูได้ทั้งเล่มในครั้งเดียว ส่วนแฟ้มแขวนเหมาะกับเอกสารบัญชีที่แยกเป็นรายลูกค้าหรือรายโครงการ ดึงออกมาดูทีละชุดได้โดยไม่รบกวนเอกสารชุดอื่น

5. แฟ้มเอกสารรักษ์โลกต่างจากแฟ้มทั่วไปอย่างไร?

แฟ้มเอกสารรักษ์โลกทำจากพลาสติกรีไซเคิลหรือกระดาษรับรอง FSC ทนทานพอๆ กับวัสดุทั่วไป แต่ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ตอบโจทย์การรายงาน ESG ขององค์กร ราคาสูงกว่าแฟ้มทั่วไปเล็กน้อย เหมาะกับองค์กรที่มีนโยบายจัดซื้อสีเขียว (Green Procurement)

แฟ้มเอกสารมีกี่ประเภท แบบไหนที่ใช่สำหรับงานคุณ? หาคำตอบและเลือกซื้อได้เลยที่ OFM

แฟ้มเอกสารแต่ละประเภทถูกออกแบบมาเพื่อการใช้งานที่ต่างกัน ตั้งแต่แฟ้มจัดเก็บเข้าตู้ แฟ้มพกพา แฟ้มนำเสนองาน ไปจนถึงอุปกรณ์เข้าเล่มอย่างสันห่วงและสันเกลียว จึงไม่มีแฟ้มที่ ‘ดีที่สุด’ แต่มีเพียงแฟ้มที่ ‘เหมาะสมที่สุด’ กับลักษณะงานและแผนกของคุณ ดังนั้นก่อนสั่งซื้อ ควรพิจารณาตามการใช้งานจริงเพื่อให้คุ้มค่าที่สุด

หากกำลังมองหาแฟ้มเอกสารคุณภาพสูง OFM ได้รวบรวมแฟ้มทุกประเภทไว้ครบจบในที่เดียว จากแบรนด์ชั้นนำในราคาคุ้มค่า พร้อมบริการจัดส่งฟรี* ถึงบ้านหรือออฟฟิศ พิเศษด้วยโปรโมชันและส่วนลดสำหรับลูกค้าองค์กร เลือกซื้อได้แล้ววันนี้ที่เว็บไซต์ ofm.co.th หรือแอปพลิเคชัน OfficeMate

โปรโมชั่นส่วนลดพิเศษ (เฉพาะช้อปออนไลน์) 🛒💻

🎁 รับส่วนลดเพิ่ม 100 บาท* (ไม่ต้องกรอกโค้ด)

เงื่อนไขการรับสิทธิ์ 📋

📁 หมวดสินค้า: เฉพาะสินค้าหมวด อุปกรณ์สำนักงาน ที่ร่วมรายการ
🛍️ ยอดซื้อขั้นต่ำ: เมื่อช้อปครบ 2,000 บาท ขึ้นไป / ใบเสร็จ
📅 ระยะเวลาโปรโมชั่น: วันที่ 1 ก.ค. 69 – 31 ก.ค. 69
📌 หมายเหตุ: เฉพาะสินค้าที่ร่วมรายการ เงื่อนไขเป็นไปตามที่บริษัทฯ กำหนด

🎁 พิเศษสำหรับลูกค้าใหม่! แจกโค้ดช้อปคุ้ม

ต้อนรับสมาชิกใหม่ด้วยส่วนลดสุดเอ็กซ์คลูซีฟ ช้อปสินค้าที่ร่วมรายการแล้วเลือกโค้ดที่ใช่ไปกรอกเลย!

🔥 ช้อปฟินๆ ลดทันที 7%

🔥 ช้อปจัดหนัก ลดเพิ่ม 10%

📌 เงื่อนไขการรับสิทธิ์

Exit mobile version