Site icon OFM Blog

9 วิธีการจัดเก็บเอกสารในออฟฟิศ ให้เป็นระบบ หาเจอเร็ว งานเดินไว

Natnicha P.
การจัดเก็บเอกสาร

สัญญาที่ต้องใช้ในอีกห้านาที แต่หาไม่เจอ เพราะไปซ่อนอยู่ใต้กองรายงานเมื่อไตรมาสก่อน เหตุการณ์แบบนี้เกิดได้ในทุกออฟฟิศที่ไม่มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ชัดเจน บทความนี้รวมวิธีการจัดเก็บเอกสาร 9 ข้อที่ทำตามได้ทันที พร้อมอุปกรณ์ที่ควรมี เพื่อให้จัดระเบียบเอกสารแล้วหาเจอในไม่กี่วินาที

Table of Contents

Toggle

Key Takeaways

  1. จัดกลุ่มก่อนซื้อของ (หมวดหมู่ + รหัสสี): แยกเอกสารเป็น 4 หมวดหลัก (การเงิน, บุคคล, สัญญา, ลูกค้า) และใช้สีช่วยแยกสายตา เพื่อให้มองเห็นและคัดกลุ่มได้ทันที
  2. ติดป้ายมาตรฐานเดียวกัน (หมวด | ปี | รหัส): กำหนดฟอร์แมตป้ายให้ชัดเจนทั้งออฟฟิศ พร้อมทำ File Map (ดรรชนีตำแหน่งเอกสาร) ติดไว้หน้าตู้ เพื่อให้ทุกคนหาเจอและวางคืนที่เดิมได้ทันที
  3. จัดเรียงตามการใช้งาน: เอกสารในแฟ้มให้เรียง “ใหม่สุดไว้บน” ส่วนงานที่ยังทำอยู่ให้วางใกล้มือบนชั้นโล่ง และแยกงานที่ปิดแล้วออกไปเก็บถาวร
  4. เก็บแนวตั้งและติดรหัสติดตาม: ตั้งแฟ้มแนวตั้งในตู้เพื่อป้องกันเอกสารยับ/หยิบยาก และหากมีเอกสารปริมาณมากให้ใส่รหัส/บาร์โค้ด พร้อมทำระบบบันทึกการเบิก-คืน
  5. ยึดความปลอดภัยและระยะยาว: เอกสารสำคัญหรือส่วนตัวต้องเก็บใน ตู้ล็อกได้ ส่วนเอกสารระยะยาวให้ใส่ กล่องฝาปิดมิดชิด เพื่อกันฝุ่นและความชื้น

9 วิธีการจัดเก็บเอกสารให้ค้นหาง่าย ประหยัดเวลา ทำงานลื่นไหล

บอกลาความวุ่นวายกับการควานหาเอกสารสำคัญ ด้วย 9 วิธีจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ที่ช่วยให้คุณค้นหาง่ายในไม่กี่วิ ประหยัดเวลา และเพิ่มความลื่นไหลให้การทำงานได้ทันที

1. เริ่มจากแยกหมวดหมู่ก่อนซื้ออุปกรณ์

อย่าเพิ่งซื้อแฟ้มหรือตู้ ให้กางเอกสารทั้งหมดออกมาแยกกองก่อน ออฟฟิศส่วนใหญ่ใช้ 4 หมวดหลักก็ครอบคลุม คือ บัญชีและการเงิน บุคคล สัญญา และเอกสารลูกค้า ถ้าหมวดไหนใหญ่เกินไปค่อยแตกเป็นหมวดย่อยทีหลัง ข้อนี้คือขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารที่ข้ามไม่ได้ เพราะทุกวิธีที่เหลือสร้างบนการแยกหมวดนี้

2. ใช้รหัสสี ให้สายตาแยกหมวดได้ทันที

กำหนดให้ชัดว่าสีไหนคือหมวดอะไร เช่น น้ำเงินคือบัญชี เขียวคือบุคคล แดงคือสัญญา แล้วใช้แฟ้มสีหรือสติกเกอร์สีตามนั้น สายตาจะจับกลุ่มได้ก่อนที่จะอ่านตัวหนังสือด้วยซ้ำ วิธีนี้ช่วยวิธีเก็บเอกสารเยอะๆ ได้มาก ขอแค่ติดประกาศตารางสีไว้ให้ทุกคนเห็น ไม่เช่นนั้นแต่ละคนจะตีความสีต่างกัน

3. ติดป้ายกำกับให้ทุกคนอ่านตรงกัน

ป้ายที่ดีมี 3 ส่วน คือ หมวด ปี และรหัสอ้างอิง เช่น “สัญญา | 2568 | CT-012” เลือกรูปแบบเดียวแล้วใช้เหมือนกันทั้งออฟฟิศ ถ้าคนหนึ่งเขียนปี พ.ศ. อีกคนเขียน ค.ศ. การค้นหาจะกลับมายุ่งอีกครั้ง

4. วิธีเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม เรียงใหม่สุดไว้บน

วิธีเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ที่ใช้ง่ายที่สุดคือ แยกแฟ้มตามหมวด แล้วเรียงด้านในตามวันที่ ฉบับใหม่ล่าสุดไว้บนสุด แฟ้มสันกว้างเหมาะกับชุดเอกสารที่เพิ่มต่อเนื่อง ส่วนแฟ้มซองพลาสติกเหมาะกับเอกสารที่ต้องหยิบบ่อย

ถ้าออฟฟิศใช้แฟ้มสันห่วงเป็นหลัก เลือกตู้ที่รองรับขนาดแฟ้มโดยตรงจะสบายกว่า เช่น FURRADEC ตู้เอกสารบานเปิด 4 ชั้น รุ่น SC1682 สีบีช-เทาดำ เก็บแฟ้มสันห่วง F4 ได้ครบทั้ง 4 ชั้น มีบานเปิดทึบ 4 ประตูพร้อมกุญแจล็อก จัดให้หนึ่งหมวดต่อหนึ่งชั้นได้พอดี

5. แยกเอกสารที่ใช้อยู่ ออกจากเอกสารที่ปิดงานแล้ว

เอกสารที่กำลังทำอยู่ควรวางใกล้มือ ส่วนงานที่ปิดแล้วให้ย้ายไปเก็บถาวรในที่แยก กำหนดรอบทบทวนทุกไตรมาสหรือทุกสิ้นปีเพื่อย้ายและทำลายเอกสารที่หมดอายุตามนโยบายบริษัท

ชั้นแบบโล่งเหมาะกับกลุ่มเอกสารที่ใช้งานอยู่ เช่น ONE ตู้เอกสาร รุ่น MLM80-B สีบีช-ดำ ช่องโล่ง 3 ชั้น ขนาด 80x40x122 ซม. วางข้างโต๊ะได้ ชั้นบนไว้งานที่กำลังทำ ชั้นล่างไว้งานที่รอปิด

6. ใช้เลขรหัสหรือบาร์โค้ดติดตามเอกสารรายชุด

ถ้าเอกสารมีหลายพันชุด ป้ายชื่ออย่างเดียวไม่พอ ให้กำหนดเลขรหัสประจำชุด หรือติดบาร์โค้ดที่กล่องและแฟ้ม แล้วจดบันทึกว่าใครเบิกไปเมื่อไร ระบบนี้ทำให้ตอบได้ทันทีว่าเอกสารชุดนี้อยู่ที่ไหนและอยู่กับใคร

7. เก็บเอกสารระยะยาวในกล่องฝาปิด และตั้งแฟ้มแนวตั้ง

เอกสารที่ต้องเก็บนานควรอยู่ในกล่องฝาปิดมิดชิด กันฝุ่น ความชื้น และแมลง ส่วนแฟ้มที่ใช้งานให้ตั้งแนวตั้ง เพราะหยิบง่าย ไม่ยับ และไม่ต้องรื้อกองที่ซ้อนทับกัน

การตั้งแฟ้มเรียงกันจำนวนมากต้องมีชั้นที่ไม่แอ่น FURRADEC ตู้เอกสาร รุ่น SC895N สีดาร์กโอ๊ค เป็นตัวอย่างที่ตอบโจทย์ เป็นตู้บานโล่ง 2 ชั้น ท็อป พื้นตู้ และแผ่นชั้นหนา 25 มม. รองรับน้ำหนักได้มั่นคง

8. เลือกตู้แยกช่องมีล็อก สำหรับเอกสารสำคัญและเอกสารส่วนตัว

เอกสารสัญญาและข้อมูลบุคคลไม่ควรวางบนชั้นเปิด ให้เก็บในตู้ที่ล็อกได้และแยกช่องตามหมวด หากพื้นที่จำกัด เลือกตู้ขนาดกะทัดรัดอย่าง ONE ตู้เอกสาร รุ่น MLD80-B สีบีช-ดำ ขนาด 80x40x84 ซม. บานเปิดทึบ 2 ประตู พร้อมกุญแจล็อก

วิธีการจัดเก็บเอกสารส่วนตัวของพนักงาน เช่น สำเนาบัตร เอกสารสวัสดิการ และใบเสร็จส่วนตัว ควรแยกออกจากเอกสารบริษัทโดยสิ้นเชิง ใช้ล็อกเกอร์ส่วนตัวของแต่ละคน เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารส่วนตัวปลอดภัยและไม่ปนกับงาน

9. ทำ File Map บอกว่าอะไรอยู่ตู้ไหน ชั้นใด

ทำตารางหนึ่งแผ่นที่บอกว่าเอกสารหมวดไหนอยู่ตู้ไหน ชั้นใด ติดไว้หน้าตู้หรือแชร์เป็นไฟล์ให้ทั้งทีม พนักงานใหม่อ่านแล้วใช้งานได้เลยโดยไม่ต้องมีคนสอน และทุกคนจะวางเอกสารคืนที่เดิมโดยอัตโนมัติ

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร ทำไมออฟฟิศควรมีระบบ

จัดการเอกสารเป็นระบบ ช่วยลดเวลาค้นหา ป้องกันเอกสารสูญหาย และเพิ่มความปลอดภัย ให้ทีมทำงานได้อย่างมืออาชีพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร 5 ขั้น และอุปกรณ์ที่ควรมี

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร สำหรับคนที่เริ่มจากศูนย์ มี 5 ขั้น

  1. คัดเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือหมดอายุออก
  2. แยกหมวดหมู่
  3. เก็บเข้าแฟ้มและติดป้ายกำกับ
  4. จัดวางในอุปกรณ์ที่เหมาะกับความถี่การใช้งาน
  5. ทำ File Map และกำหนดรอบทบทวน
อุปกรณ์ใช้ทำอะไรวิธีเลือก
แฟ้มเอกสารแยกเอกสารตามหมวดหรือโครงการแฟ้มพลาสติกหรือแฟ้มสันกว้างที่ทนทาน
ชั้นวางแฟ้มตั้งแฟ้มให้เป็นแถว หยิบง่ายวัสดุแข็งแรง ขนาดพอดีกับจำนวนแฟ้ม มีช่องแบ่ง
กล่องเอกสารมีฝาปิดเก็บเอกสารระยะยาวฝาปิดมิดชิด วัสดุแข็งแรง
ป้ายกำกับระบุหมวด ปี และรหัสอ่านง่าย ทนทาน เช่น สติกเกอร์กันน้ำ
ตู้เก็บเอกสารเก็บเอกสารจำนวนมากและเอกสารสำคัญมีระบบล็อก มีช่องแบ่ง ขนาดเหมาะกับพื้นที่

ถ้าอยากได้ตู้เก็บเอกสารที่ช่วยตกแต่งห้องไปในตัว ลองดู FURRADEC ตู้เอกสาร รุ่น SC895 สีดาร์กโอ๊ค-ขาว ดีไซน์หน้าบานสีขาวตัดกับลายไม้ดาร์กโอ๊ค ผลิตจากไม้ปาร์ติเคิลบอร์ดเคลือบเมลามีน ผิวเรียบเนียน มาพร้อมบานเปิด 2 ชั้น ช่วยจัดเก็บทั้งเอกสารและของใช้บนโต๊ะทำงานให้เรียบร้อยสวยงาม

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร

รวมคำตอบสำหรับคำถามที่ถูกถามบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกวิธี เพื่อช่วยให้จัดการระบบเอกสารได้ง่าย เป็นระเบียบ และค้นหาได้ทันที 

1. วิธีการจัดเก็บเอกสารในออฟฟิศมีอะไรบ้าง?

วิธีการจัดเก็บเอกสารหลักๆ มี 9 วิธี ได้แก่ แยกหมวดหมู่ ใช้รหัสสี ติดป้ายกำกับ เก็บเข้าแฟ้มตามวันที่ แยกเอกสารเก่า-ใหม่ ใช้เลขรหัสหรือบาร์โค้ด ใช้กล่องฝาปิดและเก็บแนวตั้ง ใช้ตู้แยกช่องมีล็อก และทำ File Map

2. วิธีเก็บเอกสารเยอะๆ ให้หาเจอง่ายทำอย่างไร?

แบ่งเป็นหมวดหลัก ใช้แฟ้มสีตามหมวด ติดป้ายที่มีหมวด ปี และรหัส เรียงในตู้ที่แยกช่อง แล้วทำ File Map ติดหน้าตู้ เอกสารที่ปิดงานแล้วย้ายเข้ากล่องเก็บถาวร

3. ออฟฟิศควรกำหนดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอะไรบ้าง?

ควรกำหนด 5 เรื่อง คือ รูปแบบการตั้งชื่อและรหัส ผู้รับผิดชอบแต่ละหมวด ระยะเวลาเก็บเอกสารแต่ละประเภท ขั้นตอนเบิกและคืน และรอบทบทวนเพื่อทำลายเอกสารที่หมดอายุ

จัดเอกสารเป็นระบบแล้ว… ก็ถึงเวลาอัปเกรดออฟฟิศ! ช้อปตู้เก็บเอกสารราคาสุดคุ้มที่ OFM

เริ่มจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบได้ทันทีโดยไม่ต้องรอซื้ออุปกรณ์ใหม่ เพียงเริ่มต้นจากการคัดแยกเอกสารที่ไม่จำเป็นออก แล้วจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ พร้อมติดป้ายกำกับให้ชัดเจน และสร้าง File Map เพื่อกำหนดมาตรฐานการใช้งานร่วมกันในทีม 

เมื่อจัดระเบียบเอกสารลงตัวแล้ว จึงค่อยเลือกแฟ้ม ตู้เอกสาร หรืออุปกรณ์จัดเก็บที่มีขนาดพอดีกับปริมาณความสำคัญของงาน เพื่อให้ห้องทำงานของคุณเป็นระเบียบและค้นหาง่ายยิ่งขึ้น สำหรับผู้ที่พร้อมอัปเกรดความสะดวกและเปลี่ยนมาใช้อุปกรณ์มาตรฐาน 

สามารถเลือกดูตู้เก็บเอกสารและอุปกรณ์จัดเก็บคุณภาพหลากหลายรูปแบบที่เหมาะกับสเปซของคุณ พร้อมรับข้อเสนอสุดพิเศษได้ที่ OFM (OfficeMate)

⏰ เหลือเวลาอีกไม่กี่วัน! โปรเด็ดประจำเดือน HAPPY Best Deal

เพียงช้อปเฟอร์นิเจอร์แบรนด์ Furradec หรือ ONE ที่ร่วมรายการครบ 6,999.-/ใบเสร็จ

🎁 รับฟรีทันที! หม้อต้มอเนกประสงค์ 2 ชั้น Anitech มูลค่า 799.- 

(จำกัด 1 สิทธิ์ / ใบเสร็จ, เฉพาะสินค้าที่ร่วมรายการ ยกเว้นเฟอร์นิเจอร์ Clearance, เงื่อนไขเป็นไปตามที่บริษัทฯ กำหนด) 

📅 ตั้งแต่วันที่ 1 ต.ค. 69 – 31 ต.ค. 69 เท่านั้น

👉 คลิกสั่งซื้อเลย: https://www.ofm.co.th/promotions/fn-furniture-cabinet-1-31oct26

🎁 ลูกค้าใหม่ ช้อปคุ้มรับส่วนลด 10%

กรอกโค้ด ENJOY10 เมื่อช้อปครบ 2,499 บาทขึ้นไป (ลดสูงสุด 2,999 บาท)

เงื่อนไขสำคัญ:

Exit mobile version